Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi liczne pytania i wątpliwości wśród przedsiębiorców. System, który docelowo ma zrewolucjonizować proces fakturowania w Polsce, stawia przed firmami nowe wyzwania. Poniżej przedstawiamy zestawienie 22 najczęściej pojawiających się pytań, które pomogą zrozumieć kluczowe aspekty KSeF.

Kwestie podstawowe i obowiązek

1. Czym jest KSeF i od kiedy będzie obowiązkowy? 

KSeF to centralna, państwowa platforma do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek korzystania z systemu będzie wprowadzany etapami:

• od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,

• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców (z wyjątkiem nielicznych grup, np. części najmniejszych podatników.

2. Kogo dokładnie obejmie obowiązek KSeF? 

Obowiązek będzie dotyczył wszystkich czynnych podatników VAT, zarówno tych z siedzibą w Polsce, jak i zagranicznych podmiotów posiadających w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, którzy wystawiają faktury zgodnie z polskimi przepisami o VAT.

3. Czy KSeF dotyczy również podatników zwolnionych z VAT? 

Tak, obowiązek korzystania z KSeF obejmie również przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Dla nich termin wejścia w życie systemu jest taki sam jak dla pozostałych – 1 kwietnia 2026 r.

4. Co z fakturami dla osób fizycznych (B2C)? 

Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) są wyłączone z obowiązkowego KSeF. Będzie można je wystawiać w dotychczasowej formie, np. papierowej lub jako PDF. Przedsiębiorca może jednak dobrowolnie wystawić taką fakturę w KSeF. Wtedy musi umieścić na niej kod QR, który pozwoli konsumentowi zweryfikować oraz pobrać dokument z KSeF w formacie PDF.

5. Czy mikrofirmy i jednoosobowe działalności gospodarcze też muszą używać KSeF?

Tak, obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od ich wielkości i formy prawnej, w tym mikrofirm i osób samozatrudnionych.

Funkcjonowanie i procesy

6. Jak w praktyce będzie wyglądało wystawienie faktury w KSeF? 

Fakturę będzie można wystawić za pomocą komercyjnych programów finansowo-księgowych zintegrowanych z KSeF lub poprzez bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Faktura po wysłaniu do systemu otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i dopiero wtedy jest uznawana za wystawioną.

7. Jak odbiorca otrzyma fakturę z KSeF? 

Odbiorca będzie mógł pobrać fakturę bezpośrednio z KSeF po zalogowaniu się do systemu lub zostanie ona automatycznie pobrana przez jego program księgowy zintegrowany z KSeF. Data otrzymania faktury to data jej przydzielenia w systemie.

8. Jak poprawić błędną fakturę w KSeF? 

W KSeF nie ma możliwości anulowania ani usunięcia raz wysłanej faktury. Jedynym sposobem na poprawienie błędu jest wystawienie faktury korygującej, która również musi trafić do systemu.

9. Czy do korzystania z KSeF potrzebny jest specjalny program? 

Tak, konieczne jest oprogramowanie, które potrafi komunikować się z KSeF. Może to być zaktualizowany program księgowy, z którego firma już korzysta, lub dedykowane narzędzie, w tym bezpłatna aplikacja rządowa.

10. Jak uwierzytelnić się w systemie i nadać uprawnienia np. księgowości? 

Przedsiębiorca loguje się do KSeF za pomocą Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Może także korzystać z tokenów autoryzacyjnych do integracji z programami księgowymi, ale tylko do końca 2026 r. – później zastąpią je certyfikaty KSeF. W systemie można nadawać uprawnienia innym osobom lub podmiotom (np. księgowej, biuru rachunkowemu) do wystawiania i odbierania faktur w imieniu firmy. W przypadku spółek konieczne jest wcześniejsze złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego, aby wskazać osobę z dostępem do systemu.

Faktury zagraniczne i szczególne

11. Jak w KSeF przypisać fakturę do konkretnego pracownika, projektu lub oddziału firmy? 

Po wdrożeniu KSeF identyfikacja faktur za zakupy pracownicze (np. paliwa na delegacji) lub przypisanie kosztów do konkretnego projektu, kontraktu czy oddziału firmy stanie się trudne, ponieważ wszystkie faktury będą trafiać do jednej, centralnej bazy. Rozwiązaniem jest umieszczenie na fakturze przez sprzedawcę dodatkowego oznaczenia (np. numeru lub symbolu) identyfikującego konkretnego pracownika, projekt czy dział. Struktura e-faktury przewiduje taką możliwość w polach "Podmiot2" lub "Podmiot3". Kluczowe jest jednak to, że umieszczenie takiego identyfikatora zależy wyłącznie od dobrej woli sprzedawcy – nabywca sam nie może go dodać. Ministerstwo Finansów sugeruje też alternatywne rozwiązanie: pracownik może pobrać od sprzedawcy wizualizację faktury z kodem QR, co ułatwi pracodawcy jej odnalezienie w systemie.

12. Czy faktury dla kontrahentów z zagranicy trzeba wysyłać do KSeF? 

Tak, faktury dokumentujące sprzedaż na rzecz kontrahentów zagranicznych (WDT, eksport usług, eksport towarów) muszą być wystawione w KSeF. Dodatkowo, należy je dostarczyć nabywcy w uzgodniony z nim sposób (np. jako PDF), ponieważ nie ma on dostępu do polskiego systemu.

13. Co z fakturami zakupowymi od zagranicznych dostawców? 

Faktury otrzymywane od podmiotów zagranicznych, które nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności, nie będą przesyłane przez KSeF. Będą one trafiały do firmy dotychczasowymi kanałami (np. e-mailem).

14. Czy paragony z NIP do 450 zł (faktury uproszczone) będą w KSeF? 

Do końca 2026 roku paragony z NIP do kwoty 450 zł będą mogły być wystawiane na dotychczasowych zasadach, poza KSeF.

15. Czy w KSeF będzie można wystawiać faktury pro forma? 

Nie, KSeF nie przewiduje obsługi faktur pro forma. Są to dokumenty o charakterze handlowym, a nie księgowym, i pozostaną w obiegu poza systemem.

16. Jak w systemie będą obsługiwane załączniki do faktur? 

Standardowo KSeF nie pozwala na dołączanie zewnętrznych plików (np. PDF, skanów czy protokołów). Od 2026 r. część firm będzie mogła – po uzyskaniu zgody – korzystać z funkcji załączników w strukturze faktury FA(3). Załącznik nie będzie jednak osobnym plikiem, lecz ustrukturyzowaną częścią faktury w formacie XML.

Kwestie techniczne i praktyczne

17. Co w przypadku awarii KSeF lub braku dostępu do internetu?

Przepisy przewidują tryb awaryjny. W razie awarii systemu Ministerstwo Finansów ogłasza niedostępność KSeF, a podatnik może wystawić fakturę offline zgodną ze schemą i przesłać ją do systemu w ciągu 7 dni roboczych od usunięcia problemu. Przy awarii po stronie podatnika działa tzw. tryb offline24 – fakturę można wystawić poza KSeF, ale trzeba ją przesłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.

18. Czy faktury z KSeF trzeba będzie dodatkowo archiwizować? 

Nie. Faktury wystawione w KSeF będą przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Zwalnia to przedsiębiorcę z obowiązku ich samodzielnej archiwizacji.

19. Jaka jest data wystawienia faktury w KSeF?

Za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej uznaje się datę jej przesłania do KSeF. Jest to kluczowa zmiana w stosunku do dotychczasowych zasad.

20. Czy KSeF jest darmowy? 

Korzystanie z państwowej platformy KSeF jest bezpłatne. Koszty po stronie przedsiębiorcy mogą być jednak związane z koniecznością dostosowania lub zakupu odpowiedniego oprogramowania komercyjnego do obsługi e-faktur.

21. Jak przygotować firmę do wdrożenia KSeF? 

Przygotowania warto zacząć jak najwcześniej. Należy zdiagnozować obecne procesy fakturowania, wybrać odpowiednie narzędzia informatyczne, przeszkolić pracowników oraz uregulować kwestie nadawania uprawnień dostępu do systemu.

22. Czy Eido - biuro rachunkowe online jest przygotowane na KSEF? 

EIDO - biuro rachunkowe online jest przygotowane na wdrożenie KSEF w obsłudze swoich klientów. Biuro księgowe pracuje na systemie wFirma.pl, które doskonale przygotowało i znacznie ułatwiło pracę między biurem a klientem w kontekście KSEF.

Czujesz, że KSeF to dla Ciebie zbyt wiele? Pozwól, że Ci pomożemy!

Nowe obowiązki związane z Krajowym Systemem e-Faktur mogą wydawać się skomplikowane i czasochłonne. Jeśli myśl o kolejnych zmianach w przepisach, technicznych aspektach systemu i konieczności dostosowania firmy spędza Ci sen z powiek, mamy dla Ciebie rozwiązanie.

W EIDO - biuro rachunkowe online specjalizujemy się w przeprowadzaniu przedsiębiorców przez zawiłości podatkowe. Zdejmiemy z Twoich barków cały ciężar związany z wdrożeniem i obsługą KSeF. Zajmiemy się technicznymi detalami, dopilnujemy terminów i zagwarantujemy, że Twoje fakturowanie będzie w pełni zgodne z nowymi przepisami.

Skup się na rozwoju swojego biznesu, a KSeF zostaw profesjonalistom. Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się, jak możemy Ci pomóc!