Mało kto może sobie wyobrazić sprawne funkcjonowanie biura bez osoby, która stanowi uosobienie wielozadaniowości. Taką osobą z reguły jest recepcjonistka. Czym zajmuje się recepcjonistka? Jakie są obowiązki recepcjonistki? Jak zdobyć stanowisko recepcjonistki? W artykule szczegóły!

Czym zajmuje się recepcjonistka?

Recepcjonistka to osoba, która stanowi nieodłączną część kadry pracowniczej każdego biura, biurowca, ale również innych instytucji, w których niezbędna jest osoba mająca bezpośredni kontakt z klientami. W przeszłości recepcjonistka kojarzona była jedynie z kimś, kto wita gości oraz zawiadamia inne osoby o ich przybyciu. Dzisiejsza specyfika pracy recepcjonistki znacznie różni się od tego dawno utartego stereotypu.

Recepcjonistka to osoba, która oczywiście jest odpowiedzialna za przyjmowanie gości oraz ich pierwszy kontakt z naszą firmą. Poza tym jednak recepcjonistka jest odpowiedzialna za obieg wszelkiej poczty, obsługę pierwszej linii komunikacji z firmą, jak telefon i skrzynka mailowa, a także zajmuje się zarządzaniem wszelkimi kwestiami administracyjnymi, które muszą zostać zrealizowane w ramach działalności firmy.

W zależności od specyfiki branży profil kandydata na recepcjonistkę może się nieco różnić - inne zadania będzie miała recepcjonistka pracująca w hotelu, inne natomiast osoba, która jest odpowiedzialna za administrację biurowca. Bez względu jednak na branżę, wszędzie waga pracy recepcjonistki jest nieoceniona. 

Obowiązki recepcjonistki

Omówienie obowiązków recepcjonistki zaczniemy od tych najbardziej oczywistych. Mowa oczywiście o witaniu gości oraz sprawnym kierowaniu ich do dedykowanych pomieszczeń w celu oczekiwania na załatwienie sprawy. Recepcjonistki, jako osoby dedykowane pierwszemu kontaktowi obsługują również całkiem spory obszar związany z przyjmowaniem przesyłek od kurierów oraz poczty, a także są niejednokrotnie odpowiedzialne za sprawne odpowiadanie na zapytania kierowane drogą telefoniczną oraz e-mailową. 

Warto wspomnieć o innych, mniej znanych obowiązkach pracy recepcjonistki. O czym dokładnie mowa? Mowa tu między innymi o zarządzaniu obiegiem dokumentacji firmowej, współpraca z wieloma innymi podmiotami, które nie stanowią bezpośrednich interesariuszy, jak dostawcy materiałów biurowych czy ekipa serwisująca sprzęt biurowy. Recepcjonistka powinna również dbać o czystość pomieszczeń ogólnodostępnych oraz rejestrować wszelkie zachowania niezgodne ze standardami gości lub pracowników. 

Czy każdy nadaje się do pracy na stanowisku recepcjonistki?

Recepcjonistka to zawód, który wbrew pozorom wymaga od kandydata wielu istotnych cech charakteru i predyspozycji, którymi nie każdy tak naprawdę dysponuje. Przede wszystkim mowa tutaj o świetnie rozwiniętych umiejętnościach komunikacyjnych, a w przypadku firm działających również za granicą umiejętnością swobodnej rozmowy w językach obcych. Recepcjonistka, jako osoba pierwszego kontaktu powinna również wykazywać się bardzo wysoką kulturą osobistą - w końcu w wielu organizacjach to właśnie recepcjonistka jest wizytówką firmy. 

Warto wspomnieć o wielozadaniowości w kontekście wielu obowiązków służbowych. Wiele sytuacji, którym recepcjonistka musi zaradzić, zdarza się doraźnie, dlatego bardzo istotne jest, by osoba na takim stanowisku wykazywała się odpowiednią koncentracją oraz umiejętnością zarządzania swoim czasem oraz swoimi obowiązkami. Jeśli spełniamy takie wymagania, możemy być pewni, że praca recepcjonistki dostarczy nam bardzo dużej satysfakcji.