Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce wiąże się z koniecznością znajomości przepisów podatkowych, które pozwalają na znaczące obniżenie zobowiązań wobec fiskusa. W 2025 roku przedsiębiorcy mają do dyspozycji szeroki wachlarz ulg i odliczeń, które pomagają zmniejszyć podatek dochodowy. Zrozumienie, co można odliczyć od dochodu, a co od podatku, oraz skrupulatne dokumentowanie wydatków to klucz do optymalizacji finansowej firmy. W związku ze zbliżającym się zakończeniem roku oraz obowiązkiem złożenia zeznania rocznego za 2025 rok, poniżej prezentujemy omówienie możliwych odliczeń.

Czym są i jak działają odliczenia podatkowe?

Odliczenia podatkowe to, najprościej mówiąc, prawnie dozwolone sposoby na pomniejszenie kwoty, od której naliczany jest podatek, lub obniżenie samego podatku. Prawo podatkowe na rok 2025 przewiduje dwie główne kategorie odliczeń, których nie należy mylić. Odliczenia od dochodu zmniejszają podstawę opodatkowania – czyli kwotę, od której obliczany jest podatek. Z kolei odliczenia od podatku obniżają już obliczoną kwotę podatku do zapłaty.

Do najpopularniejszych odliczeń od dochodu należą zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne (ZUS), wpłaty na Indywidualne Konto Zabezpieczenia Emerytalnego (IKZE) czy darowizny na cele pożytku publicznego. Natomiast od podatku można odliczyć na przykład ulgę na dziecko. Aby skorzystać z jakiejkolwiek preferencji, niezbędne jest posiadanie odpowiedniej dokumentacji, takiej jak faktury, potwierdzenia przelewów czy zaświadczenia, które potwierdzają prawo do ulgi.

Ramy prawne w Polsce i UE – co nowego w 2025 roku?

System podatkowy w Polsce jest regularnie aktualizowany, a rok 2025 przynosi istotne zmiany zarówno na poziomie krajowym, jak i unijnym. Podstawowym aktem prawnym dla przedsiębiorców jest Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, która reguluje zasady opodatkowania i dostępne ulgi. Uzupełniają ją rozporządzenia Ministra Finansów, precyzujące szczegółowe warunki korzystania z odliczeń i wymaganą dokumentację.

Jedną z kluczowych zmian, która weszła w życie 1 stycznia 2024 roku, było obniżenie pierwszego progu podatkowego na skali podatkowej z 17% do 12%. Z kolei od 1 stycznia 2025 roku małe przedsiębiorstwa mogą korzystać z kasowej metody rozliczania VAT, co jest znacznym ułatwieniem płynnościowym.

Na poziomie unijnym również wprowadzono istotne uproszczenia. Na mocy nowej dyrektywy od 2025 roku mali i średni przedsiębiorcy mogą korzystać z ujednoliconych zwolnień z VAT w całej Unii Europejskiej. Ułatwia to prowadzenie działalności transgranicznej, eliminując konieczność rejestracji do VAT w każdym kraju członkowskim, w którym sprzedawane są towary lub usługi, o ile nie zostanie przekroczony ogólnounijny próg obrotów.

Kondycja firm a podatki – co mówią statystyki?

Dane Głównego Urzędu Statystycznego za pierwszy kwartał 2025 roku pokazują optymistyczny obraz polskiej gospodarki. Przychody badanych przedsiębiorstw niefinansowych wyniosły 1 272,9 mld zł, przy kosztach uzyskania przychodu na poziomie 1 217,2 mld zł. Co istotne, wynik finansowy brutto wzrósł o 13,9% w porównaniu do analogicznego okresu w 2024 roku. Rosnąca rentowność firm może zachęcać przedsiębiorców do większych inwestycji, a co za tym idzie – do aktywniejszego korzystania z ulg podatkowych, na przykład na nowe technologie czy działalność badawczo-rozwojową.

Jak obniżyć podatek w firmie: ulgi w praktyce

Teoretyczna wiedza o ulgach to jedno, ale kluczowe jest jej praktyczne zastosowanie. Prawidłowe zakwalifikowanie kosztów, terminowe rozliczenia i kompletna dokumentacja decydują o tym jak obniżyć podatek zgodnie z przepisami.

Przykład: Ulga na nowe technologie w firmie IT

Pani Anna prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w branży IT i jest opodatkowana podatkiem liniowym. W 2025 roku poniosła koszty w wysokości 80 000 zł na zakup specjalistycznego oprogramowania i opinii naukowej, które kwalifikują się do ulgi na nowe technologie. Zgodnie z przepisami, może odliczyć od podstawy opodatkowania 50% tych wydatków. W swoim zeznaniu PIT-36L za 2025 rok, oprócz zaliczenia 80 000 zł do kosztów uzyskania przychodu, dodatkowo odliczy 40 000 zł (50% z 80 000 zł) w załączniku PIT/O. Dzięki temu jej podstawa opodatkowania zmniejszy się łącznie o 120 000 zł. Ryzykiem jest tu konieczność posiadania opinii niezależnej jednostki naukowej potwierdzającej innowacyjność technologii, bez której odliczenie może zostać zakwestionowane.

Przykład: Odliczenie składek ZUS i wpłat na IKZE

Pan Michał, prowadzący firmę budowlaną, w 2025 roku opłacił składki na ubezpieczenia społeczne w łącznej kwocie 14 000 zł. Dodatkowo, chcąc zadbać o swoją przyszłą emeryturę, wpłacił na swoje IKZE maksymalną dopuszczalną dla przedsiębiorców kwotę 15 611,40 zł. Obie te kwoty – łącznie 29 611,40 zł – może odliczyć od swojego dochodu w rocznym zeznaniu podatkowym. Musi jedynie posiadać dowody zapłaty składek (np. potwierdzenia przelewów) oraz potwierdzenie wpłaty na IKZE. Ważne jest, aby pamiętać o aktualizowanych co roku limitach wpłat na IKZE, których przekroczenie uniemożliwi odliczenie nadwyżki.

Przykład: Darowizna na cele pożytku publicznego

Firma marketingowa "Kreatywni" w 2025 roku osiągnęła dochód w wysokości 300 000 zł. Zarząd postanowił wesprzeć lokalną fundację zajmującą się edukacją dzieci, przekazując jej darowiznę w kwocie 20 000 zł. Zgodnie z ustawą o PIT, od dochodu można odliczyć darowizny do wysokości 6% dochodu. W tym przypadku limit wynosi 18 000 zł (6% z 300 000 zł). Mimo że firma przekazała 20 000 zł, odliczeniu od dochodu będzie podlegać jedynie kwota 18 000 zł. Kluczowe jest posiadanie dowodu wpłaty na rachunek bankowy obdarowanej organizacji oraz jej oświadczenia o przyjęciu darowizny.

Przykład: Ulga termomodernizacyjna w budynku firmowym

Pan Jan jest grafikiem prowadzącym działalność we własnym domu jednorodzinnym. W 2025 roku postanowił przeprowadzić termomodernizację budynku, wymieniając stary piec i ocieplając ściany, co kosztowało go 60 000 zł. Ponieważ jest właścicielem nieruchomości, może skorzystać z ulgi termomodernizacyjnej do limitu 53 000 zł. W załączniku PIT/O do swojego zeznania PIT-36 odliczy od dochodu kwotę 53 000 zł. Niezbędne jest posiadanie faktur VAT wystawionych na jego nazwisko, dokumentujących poniesione wydatki. Należy pamiętać, że ulga przysługuje tylko na zakończone przedsięwzięcie termomodernizacyjne.

Ryzyka i najczęstsze błędy

Największym wyzwaniem dla przedsiębiorców jest prawidłowa interpretacja przepisów i skrupulatne prowadzenie dokumentacji. Organy podatkowe często kwestionują odliczenia z powodu błędów formalnych, takich jak brak odpowiednich faktur czy przekroczenie ustawowych limitów. Szczególną ostrożność należy zachować w przypadku ulg, których definicje bywają niejednoznaczne, jak darowizny czy koszty reprezentacji. Różnice w interpretacji przepisów mogą prowadzić do sporów z urzędem skarbowym, dlatego w razie wątpliwości warto zasięgnąć porady doradcy podatkowego. Niepewność dotyczy również nowych regulacji unijnych w zakresie VAT – ich faktyczny wpływ na poszczególne firmy będzie zależał od praktyki administracyjnej i szczegółowych interpretacji.

Chcesz płacić niskie podatki? Zaufaj ekspertom!

Jeśli czujesz, że przepisy podatkowe nie są dla ciebie jasne i gubisz się w ich gąszczu, zaufaj ekspertom. Eksperci i Doradcy online to biuro rachunkowe, które pomoże Ci zoptymalizować podatki skutecznie i zgodnie z prawem. Dzięki temu Ty będziesz miał więcej czasu i zaoszczędzonych środków na rozwój własnego biznesu.

Skontaktuj się z EIDO - biuro rachunkowe online

Podsumowanie i kluczowe rekomendacje

Rok 2025 oferuje przedsiębiorcom wiele możliwości optymalizacji podatkowej. Kluczem do sukcesu jest aktywne zarządzanie finansami firmy i świadome korzystanie z dostępnych narzędzi. Pamiętaj, aby dokładnie dokumentować wszystkie wydatki, które mogą kwalifikować się do odliczenia, oraz na bieżąco śledzić zmiany w przepisach. Regularne sprawdzanie limitów ulg i warunków ich stosowania pozwoli uniknąć kosztownych błędów. Warto również rozważyć skorzystanie z profesjonalnych usług księgowych lub doradztwa podatkowego, które zapewnią bezpieczeństwo i pomogą w pełni wykorzystać potencjał oszczędności podatkowych.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czym dokładnie różni się odliczenie od dochodu od odliczenia od podatku? 

Odliczenie od dochodu obniża kwotę, od której dopiero będzie liczony podatek, co realnie zmniejsza jego podstawę. Natomiast odliczenie od podatku pomniejsza kwotę już obliczonego podatku, czyli bezpośrednio obniża zobowiązanie do zapłaty.

Jakie dokumenty są najważniejsze przy korzystaniu z ulg? 

Absolutną podstawą są imienne faktury VAT, potwierdzenia przelewów, certyfikaty, zaświadczenia od obdarowanych instytucji lub dokument RMUA w przypadku składek ZUS. Dokumentacja musi jednoznacznie potwierdzać poniesienie wydatku i jego związek z prowadzoną działalnością lub konkretną ulgą.

Czy jako przedsiębiorca mogę odliczyć wydatki na internet w domu? 

Tak, przedsiębiorca może skorzystać z ulgi na internet do limitu 760 zł rocznie, pod warunkiem że nie korzystał z niej w poprzednich latach (ulga przysługuje tylko w dwóch kolejno po sobie następujących latach). Konieczne jest posiadanie rachunków jednoznacznie wskazujących na opłatę za usługę dostępu do internetu.