Od 1 września 2019 roku Ministerstwo Finansów udostępnia elektroniczny wykaz informacji o podatnikach VAT, tzw. biała lista. Zawiera ona m.in. numery rachunków rozliczeniowych przedsiębiorców, na które powinny być dokonywane płatności za transakcje. Wykaz ma ułatwić weryfikację kontrahentów i ograniczać ryzyko udziału w karuzelach podatkowych. Aktualnie, mimo upływu kilku lat od wprowadzenia białej listy, przepisy nadal obowiązują - a korzystanie z niewłaściwego rachunku może wiązać się z dotkliwymi sankcjami podatkowymi.

Biała lista - co należy wiedzieć?

Obowiązek weryfikacji rachunku kontrahenta dotyczy transakcji o wartości powyżej 15 000 zł brutto – niezależnie od liczby płatności. W praktyce oznacza to, że jeśli wartość umowy lub faktury przekracza tę kwotę, przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy rachunek bankowy, na który dokonuje zapłaty, znajduje się w wykazie.

Wykaz dostępny jest pod adresem:
https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

Ustawodawca przewidział także możliwość potwierdzenia, czy dany rachunek figurował w wykazie w konkretnym dniu - co ma kluczowe znaczenie dowodowe.

Sankcje za zapłatę na rachunek spoza białej listy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, zapłata na rachunek, którego nie ma w wykazie, może skutkować:

1. Brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu

Kwota płatności powyżej 15 000 zł dokonanej na rachunek niewidniejący w wykazie nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Obejmuje to zarówno przedsiębiorców opodatkowanych PIT, jak i CIT.

2. Odpowiedzialnością solidarną w VAT

Jeśli sprzedawca nie odprowadzi VAT należnego od transakcji, nabywca, który zapłacił na niewłaściwy rachunek, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności solidarnej.

Ryzyko to dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT dokonujących płatności na rzecz innych podatników z wykorzystaniem rachunków rozliczeniowych.

Biała lista - o czym pamiętać?

Sankcji można uniknąć w dwóch przypadkach:

1. Płatność mechanizmem podzielonej płatności (MPP)

Zastosowanie split paymentu zabezpiecza nabywcę przed negatywnymi konsekwencjami, nawet jeżeli rachunek nie znajduje się na białej liście.

2. Złożenie zawiadomienia ZAW-NR

Nabywca może w terminie 7 dni (aktualnie termin ten nie został przywrócony do przedłużonej wersji z okresu pandemicznego) od zlecenia przelewu zgłosić do właściwego urzędu skarbowego sprzedawcy formularz ZAW-NR, informując o dokonaniu zapłaty na rachunek spoza wykazu.

Zgłoszenie to wyłącza sankcję braku kosztu oraz odpowiedzialność solidarną.

Co zrobić, jeśli rachunek kontrahenta nie znajduje się na białej liście?

Najczęstszym powodem jest brak aktualizacji danych w CEIDG lub KRS, albo korzystanie przez przedsiębiorcę z rachunku osobistego (ROR), który nie może zostać ujawniony na liście.

W takich przypadkach sprzedawca powinien dokonać aktualizacji swoich danych, a nabywca - rozważyć stosowanie split paymentu lub złożenie ZAW-NR.

Podsumowanie

Przepisy dotyczące białej listy obowiązują niezmiennie, a sankcje za dokonanie płatności na rachunek spoza wykazu pozostają aktualne. Kluczowe jest weryfikowanie rachunków przy każdej transakcji przekraczającej 15 000 zł oraz właściwe dokumentowanie płatności.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w bezpiecznym rozliczaniu transakcji, aktualizacji procedur lub wdrożeniu stałej kontroli kontrahentów - dobry księgowy może zdjąć z Ciebie ten obowiązek i zadbać o zgodność z przepisami.