Wejście w życie ustawy z 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu nałożyło na biura rachunkowe dodatkowe obowiązki w zakresie rejestrowania i zgłaszania transakcji dokonywanych przez rozliczane podmioty. Czy wiesz jak uniknąć błędów i konsekwencji niewłaściwego postępowania oraz co grozi za niedopełnienie zadań wskazanych w ustawie? Przeczytaj i zobacz, jak biura rachunkowe walczą z praniem brudnych pieniędzy!

Biuro rachunkowe to instytucja obowiązana – co to oznacza?

Pojęcie instytucji obowiązanej zostało wyjaśnione w art. 2 omawianej ustawy. Zawarta w nim definicja umieszcza biura rachunkowe oraz inne podmioty zajmujące się prowadzeniem działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych obok takich instytucji jak:

• podmioty prowadzące działalność w zakresie wymiany walut,

• fundacje,

• firmy inwestycyjne,

• banki powiernicze,

• doradcy podatkowi w zakresie czynności doradztwa podatkowego innych niż wymienione w pkt 14 oraz biegli rewidenci

• przedsiębiorcy w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane.

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy mówi wprost o podmiotach prowadzących księgi rachunkowe. Oznacza to, że biura rachunkowe rozliczające wyłącznie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, objęte uproszczoną ewidencją podatkową w postaci księgi przychodów i rozchodów, nie podlegają regulacjom zawartym w wyżej wymienionej ustawie.

Biuro rachunkowe – co należy do obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy?

Dodatkowe obowiązki biur rachunkowych określone są głównie w art. 35 ust. 1 pkt 3 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Mówi ona, że instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego w przypadku:

(...)

2. przeprowadzania transakcji okazjonalnej:

a) o równowartości 15 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane, lub

b) która stanowi transfer środków pieniężnych na kwotę przekraczającą równowartość 1000 euro

3. przeprowadzania gotówkowej transakcji okazjonalnej o równowartości 10 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane.

Rejestr transakcji prowadzony przez biuro rachunkowe powinien być przechowywany przez co najmniej 5 lat. Dodatkowo, jak wskazuje art. 8 ust. 1 i 3 omawianej ustawy, do obowiązków biura rachunkowego należy również przekazanie informacji o zarejestrowanych transakcjach Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej. Dane mogą być przesłane (w tym także z wykorzystaniem informatycznych nośników danych) lub dostarczone bezpośrednio z rejestru transakcji.

Biura rachunkowe walczą z praniem brudnych pieniędzy - jakie są ich dodatkowe obowiązki?

Do dodatkowych obowiązków biur rachunkowych, poza prowadzeniem rejestru oraz informowaniem Generalnego Inspektora, należy również wprowadzenie w formie pisemnej wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Powinno się w niej znaleźć w szczególności określenie sposobu:

• rejestracji transakcji;

• wykonania środków bezpieczeństwa finansowego;

• przyjmowania oświadczeń mówiących o tym, czy klient biura jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, o ile takie są przyjmowane;

• analizy i oceny ryzyka;

• przekazywania informacji o transakcjach Generalnemu Inspektorowi;

• wstrzymania transakcji, blokady rachunku i zamrożenia wartości majątkowych;

• przechowywania informacji.

Jakie jeszcze dodatkowe obowiązki określa ustawa?

Otóż zgodnie z zawartym w niej art. 10a ust. 4 biuro rachunkowe, jako instytucja obowiązana, musi zapewnić pracownikom wykonującym obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniem terroryzmu udział w programach szkoleniowych dotyczących tych obowiązków.

Jaki jest termin przekazania informacji Generalnemu Inspektorowi?

Informacje o zarejestrowanych przez biuro rachunkowe transakcjach powinny zostać przekazane do Generalnego Inspektora:

• w terminie 14 dni po upływie każdego miesiąca kalendarzowego – w przypadku transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 1;

• niezwłocznie – w przypadku transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 3.

Co powinno znaleźć się w rejestrze transakcji podejrzanych?

W zgłoszeniu dotyczącym podejrzenia prania brudnych pieniędzy przekazywanym do Generalnego Inspektora, biuro rachunkowe powinno zawrzeć takie dane, jakie zamieszczone są w prowadzonym rejestrze. Należą do nich:

• data przeprowadzenia transakcji;

• dane identyfikacyjne stron transakcji:

• w przypadku osób fizycznych i ich przedstawicieli – zapisanie cech dokumentu stwierdzającego na podstawie odrębnych przepisów tożsamość osoby, a także imienia, nazwiska, obywatelstwa oraz adresu osoby dokonującej transakcji, a ponadto numery PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, lub numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość cudzoziemca, lub kodu kraju w przypadku przedstawienia paszportu;

• w przypadku osób prawnych – zapisanie aktualnych danych z wyciągu z rejestru sądowego lub innego dokumentu, wskazującego nazwę (firmę), formę organizacyjną osoby prawnej, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imiona, nazwiska i numery PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę osobę prawną;

• w przypadku jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej – zapisanie aktualnych danych z dokumentu wskazującego nazwę, formę organizacyjną, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imienia, nazwiska i numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę jednostkę;

• w przypadku stron transakcji niebędących klientami – zapisanie ich nazwy (firmy) lub imienia i nazwiska oraz adresu, w zakresie, w jakim dane te instytucja obowiązana może ustalić przy zachowaniu należytej staranności;

• kwotę, walutę i rodzaj transakcji;

• numery rachunków, które zostały wykorzystane do przeprowadzenia transakcji, w przypadku transakcji z udziałem takich rachunków;

• uzasadnienie oraz miejsce, datę i sposób złożenia dyspozycji w przypadku przekazywania informacji o transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 3.

Biuro rachunkowe – uwaga na kary!

Biura rachunkowe, jako instytucje obowiązane, nie powinny lekceważyć regulacji zawartych w ustawie o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy, ponieważ za niedopełnienie zadań, jakie na nich spoczywają, grożą sankcje pieniężne oraz karne, określone w art. 35 wymienionej ustawy. Wskazuje ona, że kto, działając w imieniu lub interesie instytucji obowiązanej, wbrew przepisom ustawy, nie dopełnia obowiązku:

1) rejestracji transakcji, przekazania Generalnemu Inspektorowi dokumentów dotyczących tej transakcji lub przechowywania przez wymagany okres rejestru tych transakcji, lub dokumentów dotyczących tej transakcji,

2) zachowania środków bezpieczeństwa finansowego, zgodnie z procedurą, o której mowa w art. 10a ust. 1, lub przechowywania informacji uzyskanych w związku ze stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego,

3) zawiadomienia Generalnego Inspektora o transakcji, o której mowa w art. 16 ust. 1,

(...)

podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Jeżeli sprawca wyżej wskazanego czynu działał nieumyślnie, to podlega on karze grzywny.

Przedsiębiorcy prowadzący biura rachunkowe, oprócz znajomości przepisów rachunkowych i podatkowych, powinni mieć również świadomość dodatkowych obowiązków nałożonych na nich przez ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Co więcej, ustawą tą powinni zainteresować się także klienci, którzy muszą wiedzieć o nakazie rejestrowania wykonanych przez nich podejrzanych transakcji przez biuro rachunkowe.