Prawidłowo wystawiona faktura VAT to fundament rzetelnego rozliczania się z urzędem skarbowym. Dokument ten stanowi podstawę do wyliczenia należnego podatku VAT, dlatego każda pomyłka może skutkować nie tylko koniecznością korekty, ale również odpowiedzialnością karnoskarbową. Poniżej wyjaśniamy, jak powinna wyglądać poprawna faktura, co zrobić w przypadku błędu oraz jakie są konsekwencje niewłaściwego wystawienia dokumentu.

Faktura - co powinna zawierać?

Obowiązkowe elementy faktury VAT są określone w art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361). Zgodnie z ustawą każda faktura VAT musi zawierać:

• Datę wystawienia

• Kolejny numer faktury, nadany w sposób ciągły

• Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy

• Numery NIP (jeśli są wymagane)

• Datę dostawy towarów lub wykonania usługi (jeśli różna od daty wystawienia)

• Nazwę towaru lub usługi

• Miary i ilości dostarczonych towarów lub zakres usług

• Cenę jednostkową netto

• Wartość netto

• Stawkę podatku VAT

• Kwotę podatku VAT z podziałem na stawki

• Łączną kwotę brutto do zapłaty

Wszystkie te elementy są niezbędne, aby faktura była uznana za ważną w świetle prawa.

Co jeśli pojawi się błąd na fakturze? 

Jeśli błąd na fakturze zostanie wykryty, należy go niezwłocznie skorygować – sposób korekty zależy od tego, kto wykrywa błąd i czego on dotyczy:

• Jeśli korekty dokonuje sprzedawca (np. w przypadku pomyłki w cenie, ilości, stawce VAT czy dacie) – powinien wystawić fakturę korygującą.
• Jeśli korekty dokonuje nabywca (np. gdy zauważy literówkę w nazwie firmy, adresie lub numerze NIP) – może wystawić notę korygującą.

W każdym przypadku korekta następuje poprzez wystawienie dodatkowego dokumentu – faktury korygującej lub noty korygującej – a nie przez edytowanie oryginalnej faktury.

Nieprawidłowa stawka VAT – co wtedy?

W wystawionej fakturze wpisana jest nieprawidłowa stawka VAT? Taki błąd powinien naprawić wystawca poprzez sporządzenie faktury korygującej. Istotne jest, czy stawka VAT została zawyżona, czy zaniżona. Zastosowanie wyższej stawki VAT, daje w konsekwencji obowiązek podatnika do odprowadzenia zawyżonego podatku. Podatnik może odzyskać nadpłacony podatek - w jaki sposób? Wystawiając fakturę korygującą. Przedsiębiorca może jednak zdecydować się nie korygować zawyżonej stawki VAT, czego nie może zrobić w przypadku, gdy stawka VAT została na fakturze zaniżona. W takiej sytuacji podatnik powinien wystawić fakturę korygującą. A co z nabywcą, który otrzyma fakturę z błędną stawką VAT? Jeśli nabywca otrzymał fakturę, która zawiera pomyłki dotyczące stawki lub kwoty podatku VAT - nie może wystawić noty korygującej. Odpowiedzialnym za wystawienie faktury VAT jest zawsze sprzedawca i w tym przypadku to na nim ciąży obowiązek korekty.

Odpowiedzialność karna i finansowa

Zgodnie z art. 62 Kodeksu karnego skarbowego (stan na 2025 r.):

• Za niewystawienie faktury, błędne wystawienie lub odmowę jej wydania grozi:

• kara grzywny do 180 stawek dziennych (art. 62 § 1 KKS)

• Za nierzetelne wystawienie faktury, np. dokumentowanie fikcyjnej transakcji:

• kara grzywny do 720 stawek dziennych, pozbawienie wolności, lub obie te kary łącznie (art. 62 § 2 KKS)

• W przypadku czynów o mniejszej wadze, może zostać nałożona grzywna za wykroczenie skarbowe (art. 62 § 5 KKS)

Jak unikać błędów przy fakturowaniu?

Aby zabezpieczyć się przed pomyłkami:

• korzystaj z programów do fakturowania, które automatyzują proces,

• sprawdzaj dane kontrahenta w bazach CEIDG i GUS,

• regularnie szkol się z przepisów podatkowych,

• skonsultuj się z księgową lub doradcą podatkowym, jeśli masz wątpliwości.

     Błędy na fakturach VAT się zdarzają, ale kluczowe jest szybkie ich skorygowanie zgodnie z przepisami. Pamiętaj, że odpowiedzialność za treść faktury zawsze ponosi jej wystawca. Dokładność, aktualna wiedza i korzystanie z narzędzi wspomagających proces fakturowania to najlepsze sposoby na uniknięcie problemów.