Decyzja o przejściu na księgowość online to krok w stronę nowoczesności, ale często rodzi pytanie: jak właściwie wygląda taka współpraca w praktyce? Czy stracę kontrolę nad finansami? Jak będę komunikować się z księgowym? Jeśli zastanawiasz się jak wygląda współpraca z biurem rachunkowym online oparta o system wFirma.pl, ten artykuł jest dla Ciebie. Wyjaśnimy krok po kroku, jak wygląda ten proces, jakie są Twoje zadania, a co przejmuje na siebie profesjonalne biuro rachunkowe we Wrocławiu, aby zapewnić Ci spokój i bezpieczeństwo.

Prawidłowo wdrożona księgowość dla firm w systemie wFirma.pl to gwarancja porządku, transparentności i oszczędności czasu. Rozważasz takie rozwiązanie? Porozmawiajmy! W EIDO - biuro rachunkowe online pomożemy Ci płynnie wystartować i pokażemy, jak w pełni wykorzystać potencjał tej platformy.

Na czym polega współpraca z Biurem Rachunkowym w wFirma.pl?

Wyobraź sobie wFirma.pl jako wirtualne biurko, przy którym spotykasz się ze swoim księgowym. To zintegrowana platforma online, która służy jako wspólna przestrzeń do pracy dla przedsiębiorcy i biura rachunkowego. Zamiast segregatorów i comiesięcznych wizyt z plikiem dokumentów, wszystko odbywa się w jednym, bezpiecznym systemie.

Ty, jako przedsiębiorca, zyskujesz narzędzie do wygodnego wystawiania faktur, wprowadzania kosztów (np. poprzez robienie zdjęć fakturom w aplikacji mobilnej) i zarządzania podstawowymi danymi kadrowymi. Twoje biuro rachunkowe z kolei otrzymuje dostęp do tych danych w czasie rzeczywistym, co pozwala na bieżące księgowanie, profesjonalne naliczanie podatków, sporządzanie deklaracji i obsługę kadr i płac. To model oparty na synergii: Ty dostarczasz dane w prosty sposób, a ekspert zamienia je w poprawnie prowadzoną księgowość.

Co mówi prawo, czyli dlaczego system działa właśnie tak?

Struktura współpracy w wFirma.pl nie jest przypadkowa – wynika wprost z przepisów. Zgodnie z polską Ustawą o rachunkowości, to biuro rachunkowe, z którym podpisujesz umowę, ponosi odpowiedzialność za prawidłowe i rzetelne prowadzenie Twoich ksiąg rachunkowych.

Dlatego właśnie po połączeniu konta z biurem, system inteligentnie rozdziela uprawnienia. Pewne funkcje, szczególnie te związane z ostatecznym zamykaniem okresów księgowych czy generowaniem deklaracji podatkowych, są zarezerwowane wyłącznie dla księgowego. To nie jest ograniczenie Twojej wolności, a wręcz przeciwnie – to Twoja ochrona. Dzięki takiemu podziałowi masz pewność, że żadne przypadkowe kliknięcie czy pomyłka z Twojej strony nie doprowadzi do błędów w rozliczeniach z urzędem skarbowym. Odpowiedzialność za ten kluczowy obszar spoczywa na specjalistach.

Dane i trendy: standard rynkowy, a nie nowinka

Jeśli myślisz, że księgowość online to rozwiązanie dla nielicznych, spójrz na liczby. Już ponad 1500 biur rachunkowych w całej Polsce zaufało platformie wFirma.pl i pracuje na niej na co dzień. To jasno pokazuje, że model zdalnej, zintegrowanej współpracy stał się sprawdzonym standardem rynkowym. Wybierając biuro biegłe w tym systemie, stawiasz na nowoczesne i efektywne rozwiązanie, które jest przyszłością obsługi księgowej małych i średnich przedsiębiorstw.

Jak wdrożyć to w firmie – przewodnik krok po kroku

Proces rozpoczęcia współpracy jest prosty i intuicyjny. Podzieliliśmy go na trzy kluczowe etapy, abyś dokładnie wiedział, czego się spodziewać.

Krok 1: Bezpieczne połączenie konta, czyli „przypinanie”

Pierwszym krokiem jest techniczne połączenie Twojego konta wFirma.pl z kontem naszego biura rachunkowego. Proces ten, nazywany „przypinaniem”, jest niezwykle prosty i zajmuje dosłownie kilka minut. Wystarczy, że zalogujesz się na swoje konto, przejdziesz do zakładki Ustawienia » Inne » Użytkownicy, a następnie wybierzesz opcję PRZYPNIJ. W wyświetlonym oknie podajesz nasz adres e-mail i nadajesz nam uprawnienia (zazwyczaj jest to poziom Administratora). My otrzymujemy zaproszenie, akceptujemy je i od tego momentu jesteśmy oficjalnie połączeni w systemie. Cała operacja jest w pełni bezpieczna i odwracalna.

Krok 2: Nowy podział ról – co widzisz Ty, a co widzi księgowy?

Po przypięciu konta zauważysz, że interfejs systemu nieco się zmienił. To efekt wspomnianego wcześniej podziału odpowiedzialności. Twój zakres zadań będzie obejmował:

• Wystawianie faktur sprzedaży.

• Wprowadzanie faktur kosztowych (ręcznie, przez OCR lub aplikację).

• Zarządzanie podstawowymi danymi pracowników.

• Podgląd wyliczonych przez nas podatków i opłacanie ich.

Z kolei nasze biuro rachunkowe przejmuje pełną kontrolę nad procesami księgowymi i płacowymi. Nie będziesz mógł samodzielnie wygenerować listy płac czy zaliczki na podatek dochodowy. Dlaczego? Aby uniknąć ryzyka błędu. Dostęp do pełnych rejestrów VAT i ewidencji księgowej również uzyskasz po tym, jak zamkniemy i zweryfikujemy dany okres rozliczeniowy.

Krok 3: Sprawna komunikacja i obieg dokumentów

Koniec z mailami, telefonami i dowożeniem dokumentów. wFirma.pl posiada wbudowany moduł do komunikacji. Za jego pomocą możemy przesyłać Ci ważne informacje, publikować wyliczenia podatków czy prosić o dodatkowe wyjaśnienia. Ty również możesz w ten sposób zadawać pytania i na bieżąco rozwiewać wątpliwości.

Rewolucją jest też obieg faktur. Dzięki pełnej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), Twoje faktury kosztowe mogą trafiać do nas automatycznie. A co z papierowymi? Wystarczy, że zrobisz im zdjęcie telefonem, a system OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) sam odczyta z nich dane i przygotuje do zaksięgowania.

Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce? Umów się na darmową prezentację systemu i współpracy z naszym biurem rachunkowym we Wrocławiu.

Przykłady z praktyki – jak to wygląda na co dzień?

Przykład 1 (Szybki start): Pan Tomasz, prowadzący firmę transportową we Wrocławiu, był zmęczony comiesięcznym porządkowaniem segregatorów. Proces „przypięcia” jego konta wFirma.pl do naszego biura zajął mu online niecałe 5 minut. W trakcie 15-minutowej rozmowy telefonicznej pokazaliśmy mu, jak dodawać skany faktur kosztowych. Już w pierwszym miesiącu zaoszczędził kilka godzin, które wcześniej poświęcał na wizyty w biurze rachunkowym.

Przykład 2 (Zamknięcie miesiąca): Pani Katarzyna, właścicielka biura projektowego, do 5. dnia miesiąca wprowadziła przez aplikację wszystkie faktury kosztowe. Nasz zespół do 10. dnia zaksięgował wszystkie dokumenty, naliczył wynagrodzenia pracownikom, zamknął okres i opublikował w jej panelu klienta gotowe wyliczenia podatków (VAT, PIT) z danymi do przelewu. Pani Katarzyna otrzymała powiadomienie w systemie i opłaciła zobowiązania jednym kliknięciem.

Przykład 3 (Uniknięty błąd): Przedsiębiorca, przygotowując się do naliczenia pensji, zapomniał o przyznanej pracownikowi premii. Ponieważ funkcja samodzielnego generowania listy płac była po jego stronie zablokowana, wysłał nam przez system prośbę o jej przygotowanie, załączając informację o premii. Dzięki temu uniknął błędu, który skutkowałby koniecznością sporządzenia korekty ZUS i niezadowoleniem pracownika.

Dlaczego warto powierzyć księgowość w wFirma.pl właśnie nam, EIDO?

W EIDO - biuro rachunkowe online,  jesteśmy certyfikowanymi ekspertami platformy wFirma.pl. Doskonale znamy jej możliwości i potrafimy w pełni wykorzystać jej potencjał dla dobra Twojej firmy. Specjalizujemy się w księgowości online, a nasz dział kadr i płac płynnie zarządza Twoimi pracownikami w tym samym, zintegrowanym ekosystemie. Oferujemy pełne wsparcie na każdym kroku – od założenia konta, przez proces „przypinania”, aż po bieżącą obsługę i doradztwo.

Rozpocznij współpracę z ekspertem! Skontaktuj się z nami!

Najczęstsze błędy we współpracy i jak ich uniknąć

Aby współpraca przebiegała gładko, warto pamiętać o kilku zasadach i unikać powszechnych błędów:

• Brak umowy o świadczenie usług księgowych. Samo „przypięcie” konta to za mało. Zawsze podpisuj z biurem umowę, która precyzuje zakres obowiązków i odpowiedzialności.
• Nieterminowe wprowadzanie dokumentów. Staraj się dodawać faktury kosztowe na bieżąco. Czekanie do ostatniej chwili utrudnia księgowym pracę i zwiększa ryzyko błędów.
• Ignorowanie komunikatów od biura. Regularnie sprawdzaj wiadomości w systemie. Często prosimy tam o ważne informacje, od których zależy prawidłowe rozliczenie miesiąca.
• Prowadzenie części rozliczeń „na boku”. Wszystkie operacje gospodarcze powinny być odzwierciedlone w systemie, aby zapewnić spójność i poprawność księgową.

Podsumowanie

Współpraca z biurem rachunkowym w systemie wFirma.pl to model, który rewolucjonizuje tradycyjną księgowość. Zapewnia pełną transparentność, jasno określony podział obowiązków i maksymalne bezpieczeństwo rozliczeń. Dzięki automatyzacji i komunikacji online oszczędzasz czas i możesz w pełni skupić się na tym, co najważniejsze – na prowadzeniu i rozwijaniu swojego biznesu.

Zrób kolejny krok w cyfryzacji swojej firmy. Wybierz profesjonalne biuro rachunkowe we Wrocławiu, które biegle porusza się w systemie wFirma.pl. Skontaktuj się z nami i zacznijmy efektywną współpracę!