Ministerstwo Finansów ogłosiło istotną zmianę w harmonogramie wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), ponieważ rok 2026 upłynie bez nakładania kar za błędy i niedopatrzenia. Choć obowiązek korzystania z systemu wejdzie w życie już za kilka miesięcy dla największych przedsiębiorstw, firmy i biura rachunkowe mogą odetchnąć z ulgą, ponieważ pierwszy rok będzie czasem przejściowym.

Obowiązek już od lutego 2026, ale bez sankcji

Zgodnie z zapowiedziami resortu finansów, od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur przez KSeF obejmie firmy z rocznym przychodem przekraczającym 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców.

Czasu coraz mniej

Eksperci nie mają wątpliwości, że harmonogram wdrożenia jest bardzo ambitny. Struktura logiczna KSeF 2.0 już została opublikowana, a proces legislacyjny się zakończył. Pierwsze testy API mają ruszyć już we wrześniu. Dla firm testowa aplikacja dostępna będzie prawdopodobnie dopiero pod koniec listopada.

2026 rok rokiem edukacji i testów - nie będzie kar

W świetle napiętego harmonogramu Ministerstwo Finansów zdecydowało się na istotny gest wobec firm, ponieważ w 2026 roku błędy w działaniu systemu nie będą skutkowały karami. Ten czas ma służyć edukacji, testowaniu systemu i przystosowaniu procesów. To dobra wiadomość szczególnie dla biur rachunkowych, które będą musiały nie tylko opanować nowe procedury, ale także wspierać swoich klientów w przejściu na KSeF.

Kary dopiero od 2027 roku

Od stycznia 2027 roku przewidywane są sankcje za konkretne uchybienia: 

• wystawianie faktur w programie niespełniającym wymogów KSeF, 
• brak zgodności ze schematem faktury oraz 
• opóźnione przesyłanie dokumentów do systemu. 

Wystawienie faktury poza KSeF będzie traktowane jako poważne naruszenie przepisów.

Nowe funkcje i uproszczenia dla firm

Oprócz wprowadzenia roku przejściowego, Ministerstwo przewidziało kilka korzystnych zmian. Jedną z nich jest możliwość dołączania załączników do faktur, szczególnie ważną dla firm z branż energetycznej czy telekomunikacyjnej. Zniesiono również obowiązek umieszczania numeru KSeF w tytułach przelewów bankowych, a niektóre faktury, np. VAT RR czy te dla osób fizycznych nieprowadzących działalności, wyłączono z obowiązku przesyłania do KSeF.

Co można zrobić już teraz?

Choć kary jeszcze nie grożą, firmy nie powinny zwlekać z przygotowaniami. Oto kluczowe działania:

• Weryfikacja oprogramowania – czy system fakturujący obsłuży KSeF 2.0?
• Kontakt z dostawcą oprogramowania – poznanie harmonogramu aktualizacji.
• Ewentualna migracja systemu – jeśli obecne narzędzia nie spełniają wymogów.
• Wybór biura rachunkowego lub jego zmiana - upewnij się, że Twoje biuro rachunkowe jest gotowe na KSeF lub poszukaj takiego na rynku usług księgowości online,
• Działania edukacyjne – webinary, mailingi i konsultacje, które przygotują przedsiębiorców na nadchodzące zmiany.

Czujesz, że KSEF cię przerasta? Wybierz biuro rachunkowe

Wielu przedsiębiorców wciąż samodzielnie prowadzi księgowość, jednak w obliczu coraz bardziej skomplikowanych wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rośnie ryzyko popełnienia błędów, które mogą prowadzić do dotkliwych kar finansowych w przyszłości. Jeśli czujesz, że KSEF Cię przerasta i obawiasz się konsekwencji, rozwiązaniem może być wsparcie profesjonalnego biura rachunkowego.

Biuro rachunkowe online EIDO to przykład ekspertów, którzy korzystają z nowoczesnego systemu wfirma.pl — doskonale dostosowanego do obsługi KSEF. Dzięki temu możesz bezpiecznie wystawiać, odbierać i archiwizować e-faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami, mając pewność, że Twoja księgowość jest prowadzona prawidłowo.

Odciąż się od formalności, zyskaj czas na rozwój firmy i uniknij niepotrzebnego stresu. Zapraszamy do kontaktu z EIDO — Twoim wsparciem w świecie KSEF.

KSeF bez kar - podsumowanie

Brak kar nie oznacza, że wdrożenie można odkładać. Przeciwnie, jest to idealny moment, aby krok po kroku przygotować się do nowej rzeczywistości. KSeF to nie tylko nowe obowiązki, ale i szansa na modernizację procesów księgowych. Najlepiej poradzą sobie ci, którzy już teraz zaplanują zmiany, zbudują dobre procedury i zadbają o odpowiednie narzędzia.