Koniec września to dla działów kadr i płac oraz pracodawców moment, w którym szczególnego znaczenia nabierają niewykorzystane urlopy z poprzedniego roku. Wokół daty 30 września narosło jednak wiele uproszczeń. Czy do tego dnia pracownik musi wykorzystać cały zaległy urlop? Czy pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin wypoczynku? Co w sytuacji, gdy pracownik choruje? I czy zaległy urlop po 30 września przepada?

Wyjaśniamy, co wynika z Kodeksu pracy, orzecznictwa Sądu Najwyższego oraz stanowisk Państwowej Inspekcji Pracy.

Podstawa prawna: skąd bierze się termin 30 września?

Prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego jest jednym z podstawowych uprawnień pracowniczych. Pracownik nie może się go zrzec (art. 152 § 2 Kodeksu pracy). Zasadą jest udzielenie urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 K.p.). Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany, od 1 stycznia kolejnego roku staje się urlopem zaległym.

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Wyjątek dotyczy części urlopu udzielanej na żądanie na podstawie art. 167² K.p.

Czy cały zaległy urlop trzeba wykorzystać do 30 września?

Nie. Dla zachowania terminu z art. 168 K.p. przyjmuje się, że zaległy urlop powinien rozpocząć się najpóźniej 30 września. Nie oznacza to, że cały jego wymiar musi zostać wykorzystany przed końcem tego dnia. Urlop rozpoczęty 30 września może być kontynuowany w październiku.

Przykład: pracownik ma 10 dni zaległego urlopu za 2025 r. i rozpoczyna wypoczynek 30 września 2026 r. Pozostałe dni przypadają już w październiku. Co do zasady termin wynikający z art. 168 K.p. zostaje zachowany.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody?

To zagadnienie wymaga ostrożniejszej odpowiedzi niż proste „tak” albo „nie”. W orzecznictwie Sądu Najwyższego dopuszczono możliwość udzielenia pracownikowi zaległego urlopu bez jego zgody. W wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05) Sąd Najwyższy wskazał, że pracodawca ma obowiązek udzielić zaległego urlopu w terminie określonym przez ustawę, a realizacja tego obowiązku nie jest uzależniona od zgody pracownika.

Jednocześnie w materiałach Państwowej Inspekcji Pracy można znaleźć bardziej ostrożne stanowisko Departamentu Prawnego GIP, zgodnie z którym pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu, jednak jednostronne narzucenie konkretnego terminu jego wykorzystania nie jest traktowane jako rozwiązanie całkowicie wolne od wątpliwości.

W praktyce najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest odpowiednio wczesne monitorowanie zaległości urlopowych, wezwanie pracownika do zaplanowania urlopu i udokumentowanie działań podejmowanych przez pracodawcę.

Co jeśli pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu?

Pracownik powinien współdziałać z pracodawcą przy organizacji wypoczynku i respektować zgodne z prawem polecenia dotyczące organizacji pracy. Nie należy jednak automatycznie przyjmować, że każda odmowa wykorzystania zaległego urlopu uzasadnia rozwiązanie umowy w trybie dyscyplinarnym.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 K.p. wymaga ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Ocena musi uwzględniać wszystkie okoliczności konkretnej sprawy. W określonych sytuacjach w grę mogą wchodzić środki porządkowe przewidziane w Kodeksie pracy.

Urlop na żądanie a termin 30 września

Art. 168 K.p. wprost wyłącza spod terminu 30 września część urlopu udzielaną zgodnie z art. 167² K.p., czyli urlop na żądanie. Jeżeli pracownik nie wykorzysta w danym roku czterech dni urlopu na żądanie, niewykorzystane dni przechodzą na kolejny rok jako urlop zaległy, ale do tej części zaległego urlopu nie stosuje się terminu 30 września wynikającego z art. 168 K.p.

Czy można wypłacić ekwiwalent zamiast zaległego urlopu?

Co do zasady – nie. W czasie trwania stosunku pracy urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany w naturze. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (art. 152 § 2 K.p.), dlatego porozumienie, zgodnie z którym zamiast wypoczynku otrzyma dodatkową wypłatę, nie pozwala pracodawcy „wyczyścić” zaległości urlopowej.

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop jest przewidziany przede wszystkim w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, na zasadach określonych w art. 171 K.p.

Co w przypadku choroby lub innej usprawiedliwionej nieobecności?

Może się zdarzyć, że udzielenie zaległego urlopu do 30 września jest obiektywnie niemożliwe, np. z powodu długotrwałej niezdolności do pracy. W takiej sytuacji nie należy mówić, że ustawowy termin automatycznie „przesuwa się”. Trafniej wskazać, że niewykorzystanie urlopu do 30 września wynika z obiektywnej przeszkody niezależnej od pracodawcy. Po ustaniu przeszkody zaległy urlop powinien zostać udzielony możliwie szybko, z uwzględnieniem zasad planowania urlopów.

Przedawnienie zaległego urlopu – po 30 września urlop nie przepada

Upływ 30 września nie powoduje utraty niewykorzystanego urlopu. Pracownik nadal zachowuje roszczenie o jego udzielenie. Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się po trzech latach (art. 291 § 1 K.p.).

Przy ustalaniu początku biegu przedawnienia warto zachować ostrożność. W starszym orzecznictwie Sądu Najwyższego oraz materiałach dotyczących art. 168 K.p. spotyka się sposób liczenia terminu w powiązaniu z ostatnim dniem, w którym urlop powinien zostać udzielony. Nowsze materiały PIP wskazują 30 września jako datę, od której należy liczyć trzyletni okres. Z uwagi na różnice w materiałach interpretacyjnych w praktyce kadrowej nie warto opierać decyzji na granicznej dacie przedawnienia.

Sankcje za nieudzielenie urlopu

Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy osoba, która wbrew obowiązkowi nie udziela pracownikowi przysługującego urlopu wypoczynkowego albo bezpodstawnie obniża jego wymiar, podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Ocena odpowiedzialności w konkretnej kontroli zależy od okoliczności sprawy. Znaczenie będzie miało m.in. to, czy pracodawca podejmował realne działania zmierzające do udzielenia urlopu oraz czy jego wykorzystanie nie było niemożliwe z przyczyn od niego niezależnych.

Praktyczne przykłady

Przykład 1. Pan Marek ma 10 dni zaległego urlopu za 2025 r. Urlop rozpoczyna 30 września 2026 r. i kontynuuje go w październiku. Sam fakt, że część wypoczynku przypada po 30 września, nie oznacza naruszenia terminu.

Przykład 2. Pani Joanna ma zaległy urlop, który miał zostać wykorzystany we wrześniu. Od końca sierpnia do połowy listopada pozostaje jednak niezdolna do pracy. Udzielenie urlopu do 30 września jest obiektywnie niemożliwe. Po zakończeniu niezdolności do pracy pracodawca powinien podjąć działania zmierzające do możliwie szybkiego wykorzystania zaległości.

Podsumowanie

Termin 30 września wynika wprost z art. 168 Kodeksu pracy. Nie oznacza jednak, że do tego dnia cały zaległy urlop musi zostać zakończony ani że po tej dacie urlop automatycznie przepada.

Pracodawca powinien aktywnie monitorować stany urlopowe i odpowiednio wcześnie organizować wykorzystanie zaległości. Szczególnie ważne jest dokumentowanie uzgodnień z pracownikiem oraz podejmowanych prób zaplanowania wypoczynku. W przypadku sporu dotyczącego jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu należy pamiętać, że orzecznictwo Sądu Najwyższego i prezentowane stanowiska PIP nie są w tym zakresie całkowicie jednolite.

Najczęściej zadawane pytania – FAQ

1. Czy cały zaległy urlop trzeba wykorzystać do 30 września?

Nie. Powinien rozpocząć się najpóźniej 30 września i może być kontynuowany w październiku.

2. Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody?

Orzecznictwo SN dopuszcza taką możliwość, ale w materiałach PIP występuje ostrożniejsze stanowisko dotyczące jednostronnego narzucania konkretnego terminu. W praktyce warto wcześniej wezwać pracownika do zaplanowania urlopu i dokumentować działania.

3. Czy odmowa wykorzystania urlopu oznacza dyscyplinarkę?

Nie automatycznie. Art. 52 K.p. wymaga ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych i indywidualnej oceny okoliczności.

4. Czy niewykorzystany urlop na żądanie trzeba rozliczyć do 30 września?

Nie. Do tej części zaległego urlopu nie stosuje się terminu 30 września z art. 168 K.p.

5. Co z urlopem, gdy pracownik długo choruje?

Jeżeli usprawiedliwiona nieobecność obiektywnie uniemożliwia wykorzystanie urlopu, należy udzielić go po ustaniu przeszkody.

6. Czy można wypłacić ekwiwalent, aby zlikwidować zaległość?

Nie w trakcie trwania stosunku pracy. Ekwiwalent jest dopuszczalny w przypadkach przewidzianych w art. 171 K.p.

7. Czy zaległy urlop przepada 30 września?

Nie. Upływ terminu nie powoduje automatycznej utraty prawa do urlopu; roszczenie podlega jednak przedawnieniu.

Autor: Emilia Lazarowicz