Pracownik nie przyszedł do pracy i nie powiadomił o powodzie? Taka sytuacja utrudnia organizację dnia i rodzi pytanie, jak zareagować. Zanim pracodawca wyciągnie konsekwencje, powinien ustalić, co się stało. Nagły wypadek, choroba i świadome opuszczenie pracy wymagają różnej oceny. Wyjaśniamy, kiedy trzeba zgłosić nieobecność, jak rozliczyć pensję i w jakich okolicznościach możliwa jest kara lub rozwiązanie umowy.

Obowiązki pracownika w razie nieobecności – co mówią przepisy?

Pracownik ma obowiązek przestrzegać ustalonego czasu pracy i zasad obowiązujących w firmie (art. 100 § 2 pkt 1 i 2 Kodeksu pracy). Jeżeli z góry wie, że nie będzie mógł przyjść, powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym czasie nieobecności. Inaczej wygląda sytuacja, gdy przeszkoda pojawia się nagle, np. pracownik zachoruje w nocy.

Zasady określa rozporządzenie z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zgodnie z jego § 2 pracownik powinien zawiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania niezwłocznie, nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Nie oznacza to, że może bez powodu czekać z wiadomością do drugiego dnia.

W pierwszej kolejności należy stosować sposób zawiadamiania określony w firmie, np. w regulaminie pracy. Jeśli takich zasad nie ustalono, pracownik może przekazać informację:

• osobiście lub przez inną osobę, np. członka rodziny,

• telefonicznie, SMS-em lub przez komunikator firmowy,

• e-mailem,

• pocztą tradycyjną – wtedy liczy się data stempla pocztowego.

Co zrobić, gdy pracownik nie przyszedł do pracy i nie powiadomił o powodzie?

Gdy pracownik nie przychodzi o wyznaczonej godzinie, warto spróbować do niego zadzwonić lub wysłać SMS czy e-mail. Pomocne będzie zapisanie dat i wyników prób kontaktu. To sposób na wyjaśnienie sytuacji, a nie obowiązkowa sekwencja czynności, którą w każdym przypadku narzucają przepisy.

Warto też sprawdzić, czy na koncie pracodawcy w eZUS pojawiło się elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA). Zaświadczenie może być widoczne z opóźnieniem, np. z powodu problemów technicznych. Zwolnienie obejmujące dany okres usprawiedliwia nieobecność z powodu choroby, ale nie zastępuje obowiązku poinformowania pracodawcy o nieobecności.

Jeśli nadal nie wiadomo, co się stało, można wezwać pracownika do wyjaśnień i wyznaczyć rozsądny termin odpowiedzi. List polecony za potwierdzeniem odbioru pomoże udokumentować kontakt. Przepisy nie wymagają jednak w każdej sprawie takiego wezwania ani czekania 3 czy 5 dni roboczych. Decyzja powinna zależeć od ustalonych okoliczności. Termin na zgłoszenie nieobecności nie jest też obowiązkowym okresem bezczynności pracodawcy.

Jak oznaczyć nieobecność w ewidencji czasu pracy i rozliczyć wynagrodzenie?

Najpierw należy odnotować, że pracownik nie wykonywał pracy. Dopóki przyczyna nie jest znana, można roboczo oznaczyć ten czas jako nieobecność do wyjaśnienia. Nie jest to odrębna kategoria przewidziana w przepisach. Nie należy automatycznie wpisywać „nieobecności usprawiedliwionej niepłatnej”, jeśli nie ma do tego podstaw.

Po ustaleniu okoliczności trzeba właściwie zakwalifikować nieobecność i uzupełnić ewidencję. Jeżeli brak podstaw do jej usprawiedliwienia, będzie to nieobecność nieusprawiedliwiona, często oznaczana skrótem NN. Nie trzeba w tym celu zawsze czekać na powrót pracownika lub upływ terminu z wezwania. Późniejsze wyjaśnienia albo dokumenty mogą jednak wymagać korekty ewidencji i rozliczeń. Pracodawca może też uznać za usprawiedliwioną inną przyczynę wskazaną przez pracownika, nawet jeśli nie jest wprost wymieniona w przepisach.

Zgodnie z art. 80 Kodeksu pracy wynagrodzenie co do zasady przysługuje za wykonaną pracę. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje do niego prawo tylko wtedy, gdy przewidują to przepisy. Za nieusprawiedliwioną nieobecność pensja nie przysługuje. Jej odpowiednie pomniejszenie nie jest karą pieniężną. Taki okres wykazuje się w raporcie ZUS RSA z kodem 152.

Przykład 1.

Pan Michał, magazynier zatrudniony na pełny etat, zarabia 5 600 zł brutto miesięcznie. W danym miesiącu ma do przepracowania 160 godzin. Nie przyszedł do pracy w poniedziałek i wtorek, choć każdego dnia miał pracować po 8 godzin. Po powrocie wyjaśnił, że załatwiał prywatne sprawy i świadomie nie poinformował przełożonego. Nie miał zgody na wolne, a pracodawca nie uznał podanej przyczyny za usprawiedliwienie. Łącznie odnotowano 16 godzin nieusprawiedliwionej nieobecności.

Przy stałej stawce miesięcznej pensję pomniejsza się proporcjonalnie do liczby nieprzepracowanych godzin, zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy. Obliczenie wygląda następująco:

Stawka za godzinę: 5 600 zł / 160 godzin = 35 zł.

Pomniejszenie pensji: 16 godzin × 35 zł = 560 zł brutto.

Zakładając, że nie wystąpiły inne zmiany w rozliczeniu, pan Michał otrzyma 5 040 zł brutto zamiast 5 600 zł brutto. Okres nieobecności należy wykazać w raporcie ZUS RSA z kodem 152.

Dopuszczalne środki prawne – co może zrobić pracodawca?

Nieusprawiedliwiona nieobecność albo zawinione naruszenie zasad jej zgłaszania mogą mieć konsekwencje dla pracownika. Rodzaj reakcji powinien uwzględniać przyczynę zdarzenia, stopień winy, skutki dla firmy i dotychczasowe zachowanie zatrudnionego.

1. Kary porządkowe

Za zawinione naruszenie zasad organizacji pracy lub usprawiedliwiania nieobecności pracodawca może udzielić upomnienia albo nagany. Za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia możliwa jest także kara pieniężna (art. 108 Kodeksu pracy). Za samo spóźnione zawiadomienie o chorobie nie można nałożyć kary pieniężnej.

Przed nałożeniem kary trzeba wysłuchać pracownika. Pracodawca ma na ukaranie 2 tygodnie od uzyskania wiadomości o naruszeniu, ale nie więcej niż 3 miesiące od samego zdarzenia. Jeśli z powodu nieobecności nie można wysłuchać pracownika, termin 2 tygodni nie zaczyna biec albo zostaje zawieszony do jego powrotu. Nie wydłuża to terminu 3 miesięcy (art. 109 Kodeksu pracy).

Kara pieniężna za jeden dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może przekroczyć jednodniowego wynagrodzenia. Łącznie kary nie mogą być wyższe niż 1/10 pensji do wypłaty po potrąceniach wskazanych w art. 87 § 1 pkt 1–3 Kodeksu pracy, m.in. alimentach i zaliczkach pieniężnych. Obowiązuje też kwota wolna: 90% minimalnego wynagrodzenia po ustawowych odliczeniach, odpowiednio do wymiaru etatu. Limity mogą więc ograniczyć kwotę, którą faktycznie wolno potrącić.

O karze należy zawiadomić pracownika na piśmie, wskazać rodzaj i datę naruszenia oraz poinformować o prawie wniesienia sprzeciwu w ciągu 7 dni od zawiadomienia.

2. Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem

Powtarzające się nieusprawiedliwione nieobecności, a czasem również pojedyncze zdarzenie, mogą uzasadniać wypowiedzenie umowy. Każdy przypadek wymaga jednak oceny. Przy wypowiedzeniu umowy na czas określony lub nieokreślony trzeba podać rzeczywistą i konkretną przyczynę, np. wskazać dni nieusprawiedliwionej nieobecności i jej skutki. Samo ogólne hasło „naruszenie dyscypliny pracy” może nie wystarczyć.

Przed wypowiedzeniem trzeba sprawdzić, czy pracownik podlega ochronie przed zwolnieniem i czy wymagana jest konsultacja ze związkiem zawodowym. Art. 41 Kodeksu pracy co do zasady chroni przed wypowiedzeniem w czasie usprawiedliwionej nieobecności, np. z powodu choroby. Wypowiedzenie składa się na piśmie, z pouczeniem o prawie odwołania do sądu pracy w ciągu 21 dni od jego doręczenia.

3. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 k.p.)

Zwolnienie dyscyplinarne jest możliwe, gdy pracownik ciężko naruszy podstawowe obowiązki. Sam brak obecności i kontaktu nie przesądza jeszcze o spełnieniu tego warunku. Trzeba ustalić, że pracownik naruszył podstawowy obowiązek, działał umyślnie albo dopuścił się rażącego niedbalstwa, a jego zachowanie naruszyło interesy pracodawcy lub im zagroziło. Takie przesłanki wskazał Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z 22 marca 2016 r. (I PK 94/15).

Przykładem może być świadome niestawienie się na zmianie bez usprawiedliwienia, mimo że pracownik mógł przyjść, a jego brak poważnie zakłócił pracę zespołu. Nawet wtedy należy zbadać okoliczności konkretnej sprawy. Samo „porzucenie pracy” nie kończy automatycznie umowy.

Ochrona podczas choroby z art. 41 Kodeksu pracy dotyczy wypowiedzenia umowy. Nie wyklucza zwolnienia dyscyplinarnego, np. za ciężkie naruszenie obowiązków popełnione przed rozpoczęciem zwolnienia lekarskiego. Pracodawca może więc doręczyć takie pismo również w czasie choroby, ale musi spełnić warunki art. 52 i uwzględnić przepisy o szczególnej ochronie.

Oświadczenie o zwolnieniu dyscyplinarnym powinno mieć formę pisemną, wskazywać konkretną przyczynę oraz zawierać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy w ciągu 21 dni od doręczenia. Jeśli pracownika reprezentuje związek zawodowy, pracodawca musi zasięgnąć jego opinii; związek ma na jej przedstawienie do 3 dni (art. 52 § 3 Kodeksu pracy). Odrębne przepisy mogą wymagać zgody na zwolnienie. Przykładem jest art. 32 ustawy o związkach zawodowych, dotyczący szczególnie chronionych działaczy związkowych.

Przykład 2.

Pani Karolina nie przychodzi do biura od 2 listopada i nie odpowiada na telefon ani e-maile. Dział kadr 5 listopada wysyła wezwanie do wyjaśnień listem poleconym. Przesyłka wraca 24 listopada jako nieodebrana. Pracodawca 25 listopada sporządza pismo o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia.

Na tym etapie umowa nie została jeszcze rozwiązana. Zwrot wezwania do wyjaśnień nie jest doręczeniem pisma o zwolnieniu. To drugie pismo musi osobno dotrzeć do pani Karoliny w sposób umożliwiający zapoznanie się z nim. Pracodawca musi też dotrzymać miesięcznego terminu i mieć podstawy do uznania zachowania pracownicy za ciężkie naruszenie obowiązków. Sam brak odpowiedzi nie gwarantuje, że zwolnienie będzie zgodne z prawem.

Ryzyka pracodawcy i linia orzecznicza Sądu Najwyższego

Jednym z błędów jest zbyt szybkie wyciąganie wniosków. Jeśli pracownik nie pojawi się w poniedziałek o 8:00, a pracodawca jeszcze tego samego dnia zdecyduje o dyscyplinarce bez wyjaśnienia sprawy, może przeoczyć ważne okoliczności. Pracownik mógł w drodze do firmy ulec wypadkowi i stracić przytomność. W takiej sytuacji nie można traktować braku kontaktu tak samo jak świadomego zignorowania obowiązków.

W wyroku z 4 grudnia 1997 r. (I PKN 416/97) Sąd Najwyższy rozróżnił spóźnione usprawiedliwienie nieobecności od opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia. Jeżeli choroba potwierdzona zwolnieniem wyjaśnia nieobecność, pracodawca nie powinien uzasadniać zwolnienia dyscyplinarnego tym, że pracownik nie miał powodu, by nie przyjść. Ewentualne zaniedbanie obowiązku zawiadomienia wymaga osobnej oceny. Błędna przyczyna zwolnienia może prowadzić do sporu o odszkodowanie lub przywrócenie do pracy.

Podsumowanie

Jeśli pracownik nie przyszedł do pracy i nie powiadomił o powodzie, warto najpierw spróbować ustalić przyczynę i udokumentować podjęte działania. Następnie trzeba prawidłowo rozliczyć nieobecność i ocenić, czy są podstawy do kary lub zakończenia zatrudnienia. Nie istnieje jedna obowiązkowa procedura z czekaniem 2 dni roboczych i wysłaniem wezwania w każdej sprawie. Pracownik powinien natomiast pamiętać, że szybka wiadomość do przełożonego jest potrzebna także wtedy, gdy lekarz wystawił już e-ZLA.

Najczęściej zadawane pytania – FAQ

1. Czy pracownik może powiadomić o nieobecności za pośrednictwem wiadomości SMS?

Tak, jeśli taka forma odpowiada zasadom obowiązującym w firmie. Gdy pracodawca nie określił sposobu zawiadamiania, można skorzystać m.in. z SMS-a, telefonu, e-maila albo pomocy innej osoby. Przekazanie informacji przez członka rodziny nie wymaga wykazania, że osobisty kontakt był niemożliwy.

2. Czy pracodawca ma obowiązek wypłacić pensję za dni nieusprawiedliwionej nieobecności?

Nie. Za czas nieusprawiedliwionej nieobecności wynagrodzenie nie przysługuje. Odpowiednie pomniejszenie pensji nie jest karą pieniężną i nie wymaga nałożenia takiej kary. Wpływ nieobecności na konkretne dodatki i premie zależy od zasad ich przyznawania.

3. Od kiedy liczy się miesięczny termin na wręczenie dyscyplinarki z art. 52 k.p.?

Od uzyskania przez osobę uprawnioną do rozwiązania umowy dostatecznie wiarygodnych informacji o okolicznościach uzasadniających zwolnienie. Nie zawsze będzie to dzień upływu terminu na wyjaśnienia. Przed upływem tego miesięcznego terminu pismo musi dotrzeć do pracownika tak, by mógł zapoznać się z jego treścią.

4. Co jeśli po tygodniu milczenia okaże się, że pracownik miał zwolnienie lekarskie na ten okres?

Zwolnienie usprawiedliwia nieobecność z powodu choroby. Prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku zależy od spełnienia warunków danego świadczenia. Osobno trzeba ocenić brak zawiadomienia: jeśli pracownik mógł się skontaktować i z własnej winy tego nie zrobił, możliwe są upomnienie lub nagana, a w wyjątkowych okolicznościach także zwolnienie dyscyplinarne. Wymaga ono jednak spełnienia wszystkich warunków z art. 52. Gdy szczególne okoliczności uniemożliwiły kontakt, samo opóźnienie nie uzasadnia ukarania.

5. Jak poprawnie dostarczyć zwolnienie dyscyplinarne, jeśli pracownik nie odbiera korespondencji?

Można wysłać pismo listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na aktualny adres pracownika. Liczy się jednak rzeczywista możliwość zapoznania się z treścią (art. 61 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy). Podwójne awizo może przemawiać za tym, że pracownik miał taką możliwość, ale może on wykazać, że było inaczej, np. z powodu pobytu w szpitalu. Nie można więc zawsze uznać umowy za rozwiązaną po 7 dniach od drugiego awiza. Trzeba ocenić okoliczności doręczenia.

Autor: Emilia Lazarowicz