Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorcy wystawiają faktury jako dokumenty potwierdzające sprzedaż. W związku z tym, każdy podatnik potrzebuje dobrego programu do wystawiania faktur. Czym charakteryzuje się program do fakturowania online który zapewnia działanie zgodne z prawem a tym samym bezpieczeństwo przedsiębiorcy? Jakie dodatkowe funkcje usprawniające prowadzenie biznesu musi posiadać dobry program do fakturowania? Sprawdźmy!

Program do fakturowania online - jakie powinien mieć funkcje?

Każde narzędzie jakie wykorzystuje przedsiębiorca do prowadzenia firmy powinno cechować się przede wszystkim wygodą, intuicyjnością i łatwością obsługi. Dzięki temu podatnik ma możliwość zajmowania się rozwijaniem biznesu a nie walką z oprogramowaniem. Dodatkowo podstawowym wymogiem jest zapewnienie bezpieczeństwa rozliczeń w związku z czym narzędzie to powinno zostać stworzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego oraz aktualizowane na bieżąco tak by zawsze dostosowane było do zmian wprowadzanych przez ustawodawcę. W ostatnich latach przepisy podatkowe ulegają dynamicznym zmianom dlatego wybierając dobry program do fakturowania online trzeba być pewnym, że twórcy oprogramowania zapewniają jego bieżącą aktualizację. Ponadto nie można zapomnieć o powszechnym obecnie obowiązku ochrony danych osobowych. Nie chodzi wyłącznie o spełnienie wymogów RODO ale również o bezpieczeństwo danych przechowywanych w chmurze.

Znając podstawowe cechy jakie musi posiadać narzędzie do wystawiania faktur, warto przyjrzeć się również dodatkowym funkcjom jakie powinien zapewnić dobry program do fakturowania online. Mianowicie, aby usprawnić korzystanie z oprogramowania powinien posiadać możliwość budowania katalogu towarów i usług, weryfikację kontrahentów, automatyczne pobieranie danych kontrahentów jak również księgowanie faktur w ewidencjach podatkowych.

Automatycznie tworzone katalogi - oszczędność czasu

Aby zaoszczędzić cenny czas podczas wystawiania faktur, warto postawić na tworzenie katalogu towarów i usług. Dzięki temu, przedsiębiorca nie musi za każdym razem ręcznie wpisywać szczegółowych danych produktów takich jak nazwa, cena, stawka VAT itp. Wystarczy, że wybierze z katalogu raz dodany produkt i wszystkie dane uzupełnią się na fakturze automatycznie. Co więcej, katalog produktów pozwala na bieżącą kontrolę stanów magazynowych dzięki czemu podatnik może bieżąco reagować na niskie lub zerowe stany konkretnego produktu i z odpowiednim wyprzedzeniem złożyć zamówienie u dostawców. Dzięki takiej automatyzacji przedsiębiorca nie tylko oszczędza swój czas ale i eliminuje praktycznie do zera zagrożenie związane z brakiem towarów a tym samym zapewnia ciągłość funkcjonowania swojej firmy.

Dane kontrahentów - pobierane w kilka sekund

Program do fakturowania online powinien posiadać integrację z zewnętrzna bazą GUS. Dzięki temu wystarczy, że przedsiębiorca wprowadzi na fakturze numer NIP nabywcy, a wszystkie jego dane zostaną pobrane automatycznie. Co więcej, dane te zostaną zapisane w katalogu kontrahentów dzięki czemu będą dostępne pod ręką w przyszłości. Funkcja zaczytania danych z GUS (w przypadku nowych nabywców) oraz wybrania kontrahenta z utworzonej już w systemie bazy kontrahentów wraz z katalogiem produktów sprawia, że wystawienie faktury sprzedaży zajmuje przedsiębiorcy kilka sekund. 

Weryfikowanie kontrahentów - cenna wiedza i bezpieczeństwo

Oprócz integracji z bazą GUS dobry program do fakturowania online powinien dawać możliwość weryfikacji rzetelności kontrahentów. Jest to kolejne narzędzie które zabezpiecza podatnika prowadzącego firmę jak również oszczędza jego czas ponieważ dokonuje weryfikacji automatycznie za niego. Najprostszym sposobem sprawdzenia rzetelności kontrahentów jest uzyskanie dostępu do krajowych baz dłużników oraz giełd długów. Dobry program do fakturowania online posiada również integrację z krajowymi wywiadowniami gospodarczymi.

Weryfikacja kontrahentów to nie tylko ich rzetelność w opłacaniu faktur. Zawierając transakcje z podmiotami zagranicznymi przedsiębiorcy powinni sprawdzać, czy numer VAT-UE jakim posługuje się nabywca jest aktywny. Aby nie trzeba było wykonywać tej czynności ręcznie, dobry program do fakturowania powinien posiadać integrację z bazą VIES oraz Ministerstwem Finansów. Dzięki temu system dokona sprawdzenia za przedsiębiorcę czy kontrahent jest wiarygodny, opłaca podatek VAT regularnie i czy numer VAT-UE którym się posługuje jest aktywny a tym samym może bezpiecznie wystawić fakturę na takiego nabywcę. Jeżeli program do wystawiania faktur online nie posiada integracji z bazą VIES a przedsiębiorca nie będzie miał czasu na każdorazową weryfikację numeru VAT-UE kontrahenta może okazać się, że urząd skarbowy zwróci się do niego z żądaniem zapłacenia zobowiązania podatkowego jeżeli faktura zostanie wystawiona na podmiot który nie dokonał rejestracji do VAT-UE. 

Automatyczne księgowanie faktur - wygoda rozliczeń

Profesjonalny program do fakturowania online musi posiadać również funkcję automatycznego księgowania wystawionych faktur. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi wykonywać podwójnej pracy aby raz wystawione dokumenty wprowadzać ręcznie do ewidencji podatkowych - system zrobi to za niego! Co więcej, dobry program do wystawiania faktur samodzielnie rozpoznaje moment powstania obowiązku podatkowego nawet w sytuacji gdy jest on różny dla celów VAT i PIT dzięki czemu zapewnia poprawność i bezpieczeństwo rozliczeń a tym samym rzetelność ustalonego zobowiązania podatkowego.

Dodatkowe funkcje - jakie jeszcze oferuje wFirma.pl?

Wszystkie opisane powyżej niezbędne funkcjonalności które po pierwsze usprawniają prowadzenie biznesu dzięki oszczędności czasu, po drugie zapewniają bezpieczeństwo rozliczeń jak również są gwarancją ochrony danych osobowych posiada program do fakturowania online udostępniany przez wFirma.pl. Oprócz nich, system gwarantuje dodatkowe możliwości z których może skorzystać każdy przedsiębiorca szanujący swój czas. Są to m.in. możliwość przesyłania faktur elektronicznych wraz z linkiem do płatności, wysyłka listów przypominających o opłacie w formie e-mail lub SMS, generowanie analiz sprzedaży czy przepływów pieniężnych. Ważną funkcją jest również fakturowanie automatyczne które nie wymaga ingerencji przedsiębiorcy ponieważ raz zaplanowana faktura wystawia się sama i zostaje automatycznie wysłana do klienta.

Program do fakturowania online jest podstawowym narzędziem wykorzystywanym przez każdego przedsiębiorcę prowadzącego firmę. Dobre oprogramowanie do wystawiania faktur zapewnia oszczędność czasu i gwarantuje bezpieczeństwo!