Osoby prowadzące działalność gospodarczą, które zdecydowały się na ewidencję wydatków w KPiR mają do wyboru dwie możliwości rozliczania kosztów - metodą kasową lub memoriałową. Jak funkcjonują obie formy rozliczania wydatków? Sprawdź!

Zasady ogólne ujmowania kosztów w KPiR

Według zasad ogólnych wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodu ujmowane są w KPiR w dacie ich poniesienia. Za dzień poniesienia uważa się co do zasady dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia wydatku w KPiR. 

Zasada ogólna ma zastosowanie przy metodzie kasowej (uproszczonej) i memoriałowej.

Zmiany dotyczące wybranej metody ujmowania kosztów w KPiR trzeba stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy. Zmiany można dokonać jedynie na początku nowego roku i należy ją zgłosić w odpowiednim urzędzie skarbowym.

Metoda kasowa - ujęcie kosztów w KPiR 

Metoda kasowa nazywana jest również metodą uproszczoną, jest jedną z metod ujmowania kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów i ma na celu uproszczenie rozliczeń. Według tej metody koszty w KPiR ujmowane są w roku podatkowym, w którym zostały poniesione, bez względu na okres jakiego dotyczą. Metoda nie wymaga podziału na koszty pośrednio i bezpośrednio związane z przychodami. Wydatki traktuje się w taki sam sposób, jednak występują od tej zasady wyjątki. Dotyczą one m.in.: 

• zaliczka na podatek dochodowy, 

• składki ZUS, 

• wypłacone wynagrodzenie. 

Wyżej wymienione zdarzenia należy ujmować zgodnie z datą faktycznej zapłaty.

Przykład 1. 

Przedsiębiorca otrzymał polisę za ubezpieczenie OC samochodu. Ubezpieczenie zostało zawarte na okres od 02.05.2021 - 1.05.2022 r., faktura wystawiona 02.05.2021 roku. Jak należy ująć ten wydatek przy metodzie kasowej w KPIR?

Wydatek powinien zostać ujęty jako koszt w  dacie wystawienia faktury - 02.05.2021 r., ponieważ przy metodzie kasowej koszty ujmowane są zgodnie z datą ich poniesienia.

Metoda memoriałowa - ujęcie kosztów w KPiR 

Metoda memoriałowa jest bardziej skomplikowaną formą ujęcia kosztów w KPiR niż metoda kasowa, ponieważ podatnik zobowiązany jest do podziału kosztów pośrednio i bezpośrednio związanych z przychodem uzyskanym w danym roku oraz tzw. kosztów pośrednich. Od odpowiedniego podziału zależy kiedy wydatek zostanie ujęty jako koszt uzyskania przychodu w ewidencji.

Koszty bezpośrednie - ujmuje się je w roku, w którym został osiągnięty przychód im odpowiadający. 

Koszty pośrednie - ujmuje się je w KPiR w dniu wystawienia faktury, wyjątkiem są jednak faktury które dotyczą przełomu roku. Jeżeli dotyczą przełomu roku należy ująć je proporcjonalnie w roku podatkowym, którego dotyczą. Przykładem wydatku, który wymaga podziału na przełomie roku jest faktura za usługi telekomunikacje.

Przykład 1. 

Przedsiębiorca otrzymał fakturę za rozmowy telefoniczne. Otrzymana faktura dotyczy okresu 12.12.2020 - 11.01.2021, faktura wystawiona 12.12.2020 roku. Kiedy należy ująć ten wydatek przy stosowaniu metody memoriałowej w KPIR?

W tym przypadku należy dokonać podziału kosztów według okresów, których dotyczą, ponieważ obejmują przełom roku. Podziału należy dokonać odpowiednio dla  roku 2020 i 2021.