Wielu przedsiębiorców decyduje się na używanie prywatnego lub wypożyczonego samochodu osobowego do celów służbowych. Takie rozwiązanie może być opłacalne – część kosztów eksploatacyjnych można bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zasady rozliczania zależą jednak od tego, czy pojazd został wprowadzony do ewidencji środków trwałych firmy.

Używanie prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych - podstawa prawna

Zgodnie z art. 34a ust. 1 Ustawy o transporcie drogowym, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy mogą być używane do celów służbowych – na podstawie umów cywilnoprawnych. To wyjątek od ogólnej zasady, według której pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi niezbędnych narzędzi pracy, w tym środka transportu. Pojazd jest uznawany za służbowy, jeżeli z jego pomocą pracownik wykonuje zadania zlecone przez pracodawcę. Choć forma umowy cywilnoprawnej nie została określona w przepisach, dla celów dowodowych zaleca się, by była sporządzona na piśmie. 

Rozliczanie kosztów eksploatacji prywatnego samochodu

Jeśli pojazd nie jest środkiem trwałym firmy, przedsiębiorca może wybrać jedną z dwóch metod:

• Kilometrówka – rozliczanie na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu,
• Uproszczona metoda – odliczenie 20% kosztów eksploatacyjnych bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Rozliczenie przez kilometrówkę – zasady i obowiązki

Zgodnie z ustawą o PIT (art. 23 ust. 1), wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu można zaliczyć do kosztów firmowych tylko do wysokości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki.

Ewidencja powinna zawierać:

• imię, nazwisko i adres osoby korzystającej z pojazdu,

• numer rejestracyjny i pojemność silnika,

• datę i cel wyjazdu,

• opis trasy (skąd–dokąd),

• liczbę przejechanych kilometrów,

• obowiązującą stawkę za 1 km,

• wyliczoną kwotę,

• podpis osoby prowadzącej ewidencję.

Uproszczone rozliczenie – 20% kosztów bez kilometrówki

Od 1 stycznia 2019 r. przedsiębiorcy mogą zaliczać 20% poniesionych kosztów eksploatacyjnych do kosztów uzyskania przychodu bez prowadzenia kilometrówki, pod warunkiem że:

• pojazd nie jest środkiem trwałym firmy,

• jest wykorzystywany również do celów prywatnych.

Zwrot kosztów pracownikowi za używanie prywatnego samochodu

Pracownik, który używa własnego samochodu do celów służbowych (np. na spotkania, przewóz dokumentów), może otrzymać od pracodawcy zwrot kosztów. Kwotę zwrotu oblicza się, mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km. Obowiązujące stawki za 1 km przebiegu (od 17.01.2023 r.)

• Samochód osobowy do 900 cm³ – 0,89 zł/km

• Samochód osobowy powyżej 900 cm³ – 1,15 zł/km

• Motocykl – 0,69 zł/km

• Motorower – 0,42 zł/km

Stawki są określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury i mogą ulec zmianie – warto je monitorować na bieżąco.

Podsumowanie

Używanie prywatnego samochodu w firmie daje możliwość odliczenia części kosztów eksploatacyjnych. Wybór odpowiedniej metody rozliczania – kilometrówka lub ryczałt 20% – powinien zależeć od specyfiki działalności oraz indywidualnych preferencji. W przypadku pracownika konieczna jest umowa oraz ewidencja przebiegu pojazdu – tylko wtedy zwrot kosztów może zostać rozliczony zgodnie z przepisami i bez podatku.