W artykule:
W wielu przypadkach przedsiębiorca przekazuje pracownikom odzież służbową. Wywołane jest to specyfiką wykonywanej przez pracownika pracy oraz przepisami Kodeksu pracy.
Obowiązek zakupu odzieży roboczej
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy w zakresie środków ochrony indywidualnej przedsiębiorca ma obowiązek zakupu oraz nieodpłatnego przekazania pracownikowi odzieży oraz obuwia roboczego jeśli:
- odzież pracownika mogłaby ulec znacznemu zabrudzeniu lub zniszczeniu,
- wymagają tego przepisy sanitarne, technologiczne lub BHP.
Przekazanie odzieży roboczej pracownikowi
Przekazana przez pracodawcę pracownikowi odzież stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy lecz nie podlega on opodatkowaniu. Uregulowane jest to w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydanie pracownikowi odzieży służbowej nie jest czynnością podlegającą opodatkowaniu VAT.
Należy również pamiętać, że od kwoty przychodu o wartości odpowiadającej kwocie przekazanej odzieży służbowej nie są naliczane składki na ubezpieczenie społeczne. Uregulowanie to znajdziemy w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie rentowe i emerytalne. Nie nalicza się również składek na ubezpieczenie zdrowotne od kwoty przychodu o wartości odpowiadającej kwocie przekazanej odzieży służbowej.
Karta przydziału odzieży roboczej
Pracodawca dla każdego pracownika, któremu wydana została odzież robocza, zgodnie z § 8 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, zobowiązany jest do założenia i prowadzenia karty przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.
Najczęstszą formą prowadzenia tych ewidencji są indywidualne karty. Na kartach zawarte są informacje, które umożliwiają pracownikowi wymianę odzieży lub zdania odzieży w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Ewidencja ma również za zadanie ustalenie ewentualnych roszczeń pracodawcy względem pracownika z tytułu wydanych i ujętych w ewidencji odzieży czy też innych środków ochrony indywidualnej.
Ekwiwalent za użytkowanie własnej odzieży
W przypadku gdy pracownik użytkuje w pracy własną odzież oraz obuwie robocze ma prawo do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w wysokości aktualnych cen.
Pracodawca ma dodatkowo obowiązek zapewnienia naprawy, konserwacji oraz zapewnienia prania, odkażania czy odpylania odzieży i obuwia roboczego. Jeśli pracodawca nie jest w stanie zapewnić pracownikowi wykonania tych czynności możliwe jest wypłacenie przez pracodawcę stosownego ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.
Zobacz też: