Metoda kasowa w VAT jest to metoda rozliczania podatku VAT, która zgodnie z art 21. ustawy o VAT polega na tym, że podatek VAT rozliczany jest w okresie przypadającym na datę uzyskania płatności od klienta. Bez względu na to, do jakiego okresu się odnoszą. Metodę kasową mogą stosować firmy, które posiadają status małego podatnika, czyli te, które nie przekraczają rocznego limitu sprzedaży w kwocie 1,2 mln euro. Rozliczenie VAT metoda kasową podatnik musi zgłosić pisemnie na druku VAT-R do naczelnika US.

Jak zostało wyżej wspomniane metoda kasowa w VAT oznacza, iż obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zapłaty za towar czy usługę. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatek należny trzeba rozliczyć nie później w niż 180. dniu od dnia wykonania usługi lub dostawy towarów bez względu na zapłatę, jeżeli transakcja dokonywana jest na rzecz innego podmiotu niż czynny podatnik VAT np. osoby fizycznej lub nievatowca.

Metody kasowej nie można stosować w przypadku sprzedaży za pośrednictwem automatów, świadczenia usług telekomunikacyjnych za pomocą żetonów i kart telefonicznych, otrzymania dotacji, subwencji i podobnych dopłat, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz importu usług.
Jeśli chodzi o podatek VAT naliczony od zakupu towarów lub usług, w przypadku metody kasowej można go odliczyć dopiero po opłaceniu faktur. Natomiast w sytuacji gdy faktura została zapłacona w części, to przysługuje prawo do odliczenia VAT-u tylko od tej opłaconej części.
Przy metodzie kasowej faktury sprzedaży i zakupu są wykazywane w rejestrach VAT zakupu lub sprzedaży i deklaracji VAT-7K za okres, w którym dokonano lub otrzymano zapłatę.
Jeśli uregulowana została tylko część kwoty, wówczas w deklaracji wykazywana jest tylko faktycznie opłacona część. Pozostała wartość wykazywana jest po uregulowaniu zaległości. W wyniku takiego działania jedna faktura powinna zostać wykazana częściowo w deklaracjach VAT-7K lub VAT-7 (w przypadku “nowych” firm rozliczających podatek VAT metodą kasową) za różne okresy rozliczeniowe.
Metoda kasowa w VAT jest korzystna przede wszystkim dla przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury z długimi terminami płatności.
Przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanej faktury w rozliczeniu za okres, w którym dokonano całości lub części zapłaty za towary/usługi lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, jednak nie wcześniej niż przed otrzymaniem faktury. Zatem jeśli przedsiębiorca zapomniał rozliczyć fakturę może tego dokonać w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Jeśli ten czas już minął wówczas należy cofnąć się do okresu zakupu, rozliczyć fakturę i skorygować deklarację VAT oraz plik JPK VAT.