Pranie brudnych pieniędzy to termin kojarzony głównie ze światem mafijnym lub filmami akcji. Jednak po wejściu w życie ustawy z 1 marca 2018 o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu zapobieganie temu procederowi ma związek również z przedsiębiorcami, którzy powierzyli prowadzenie swojej księgowości biurom rachunkowym. Czy dodatkowe obowiązki biur rachunkowych mają wpływ również na ciebie? Sprawdźmy!

Dodatkowe obowiązki biur rachunkowych – czego dotyczą?

Biuro rachunkowe, jako instytucja obowiązana, ma obowiązek przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. Ustawa wskazuje, że obowiązek ten należy również do innych 20 podmiotów prowadzących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Należy pamiętać, że obowiązek stosowania się do ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy należy tylko do podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Biura rachunkowe rozliczające wyłącznie podatników stosujących księgowość uproszczoną, nie są instytucją obowiązaną, przez co nie podlegają zawartym w ustawie przepisom z pewnymi wyjątkami.

Dodatkowe obowiązki biur rachunkowych zawarte są w art. 8 ustawy, a w szczególności w ust. 1 oraz ust. 3. Artykuł ten wskazuje, że biura rachunkowe przede wszystkim mają obowiązek szczegółowego śledzenia i rejestrowania transakcji przeprowadzanych przez klientów, w przypadku kiedy ich równowartość przekroczy 15 000 euro. Warto jednak pamiętać, że taka transakcja nie musi być przeprowadzona jednorazowo. Należy więc zwracać uwagę na operacje, które:

  • mogą być ze sobą powiązane,

  • zostały podzielone na pomniejsze z zamiarem uniknięcia obowiązku rejestracji,

  • w sumie wynoszą co najmniej 15 000 euro.

W niektórych przypadkach biuro rachunkowe może być zobowiązane do zarejestrowania transakcji o wartości mniejszej niż 15 000 euro. Dzieje się tak w sytuacji, kiedy zaistnieją przesłanki mogące wskazywać na potencjalny związek operacji z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

Jakie dane znajdują się w rejestrze transakcji prowadzonym przez biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe rejestrujące podejrzane transakcje swoich klientów posługuje się przystosowanymi do tego celu narzędziami. W rejestrze transakcji powinny znaleźć się następujące informacje:

  • data przeprowadzenia transakcji;

  • dane identyfikacyjne stron transakcji:

    • w przypadku osób fizycznych i ich przedstawicieli  zapisanie cech dokumentu stwierdzającego na podstawie odrębnych przepisów tożsamość osoby, a także imienia, nazwiska, obywatelstwa oraz adresu osoby dokonującej transakcji, a ponadto numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, lub numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość cudzoziemca, lub kodu kraju w przypadku przedstawienia paszportu;

    • w przypadku osób prawnych zapisanie aktualnych danych z wyciągu z rejestru sądowego lub innego dokumentu, wskazującego nazwę (firmę), formę organizacyjną osoby prawnej, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imienia, nazwiska i numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę osobę prawną;

    • w przypadku jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej zapisanie aktualnych danych z dokumentu wskazującego nazwę, formę organizacyjną, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imienia, nazwiska i numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę jednostkę;

    • w przypadku stron transakcji niebędących klientami zapisanie ich nazwy (firmy) lub imienia i nazwiska oraz adresu, w zakresie, w jakim dane te instytucja obowiązana może ustalić przy zachowaniu należytej staranności;

  • kwotę, walutę i rodzaj transakcji;

  • numery rachunków, które zostały wykorzystane do przeprowadzenia transakcji, w przypadku transakcji z udziałem takich rachunków;

  • uzasadnienie oraz miejsce, datę i sposób złożenia dyspozycji w przypadku przekazywania informacji o transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 3.

Czy wszystkie powyższe informacje są niezbędne w rejestrze?

Tak, ponieważ to właśnie na ich podstawie sporządza się zgłoszenia do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Na dostarczenie zgłoszenia biuro rachunkowe ma 14 dni od upływu każdego miesiąca podatkowego, jeśli dotyczy ono transakcji przekraczających 15 000 euro.  W przypadku zarejestrowania transakcji wzbudzającej podejrzenie, bez względu na jej wartość, zgłoszenie musi zostać wysłane niezwłocznie.

Obowiązki dla biur rachunkowych - uwaga na konsekwencję!

Skoro obowiązek zadbania o przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu wynika wprost z ustawy, przedsiębiorcy powinni wiedzieć że właściciele biur rachunkowych są zobowiązani do złożenia zawiadomień o podejrzanych transakcjach bez konieczności informowania o tym przedsiębiorcy. Stąd przedsiębiorca nie może zabronić księgowej z biura rachunkowego, by podejrzanych transakcji nie zgłaszała podlega bowiem ona przepisom wynikającym wprost z ustawy.