Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest dokumentowanie sprzedaży za pomocy faktur. Współcześnie właściciele firm nie muszą już wystawiać faktur, wykorzystując arkusz kalkulacyjny – mogą wybrać nowocześniejsze rozwiązanie, czyli program do fakturowania online. W jakie funkcje powinien być wyposażony program do faktur, by ułatwiał prowadzenie działalności?

Wygodny program do faktur w chmurze

Prowadzenie firmy wymaga czasu i zaangażowania. Dziś przedsiębiorcy mają o tyle łatwiej, że do ich dyspozycji jest cały szereg nowoczesnych programów i aplikacji, które automatyzują niektóre czynności, a wykonanie innych ułatwiają i przyspieszają. Tak jest w przypadku programów do wystawiania faktur. By taki program usprawniał rozliczanie się z kontrahentami i klientami, musi być jednak wygodny, czyli intuicyjny w obsłudze.

To, czy program do fakturowania jest wygodny, w dużej mierze zależy od upodobań i przyzwyczajeń samego użytkownika. Przykładowo dla osób pracujących głównie wieczorami lub nocą dużym udogodnieniem może być możliwość wyboru tzw. trybu nocnego interfejsu. Ponieważ firmy oferujące programy do wystawiania faktur udostępniają wersje demo, to każdy przedsiębiorca może przetestować dane rozwiązanie i sprawdzić, czy korzystanie z niego nie sprawia mu większych trudności. Interfejs to jednak nie wszystko – równie ważne jest to, czy program automatyzuje niektóre czynności przy wystawianiu faktur.

Jak zautomatyzować wystawianie faktur?

W zależności od wielkości firmy, przedsiębiorcy mogą wystawiać od kilku do nawet kilkudziesięciu faktur każdego dnia. O pomyłkę, zwłaszcza przy dużej liczbie dokumentów, nietrudno. Dlatego nowoczesny program do fakturowania powinien:

● współpracować z bazą GUS – wystarczy tylko podać numer NIP, by pozostałe pola (nazwa firmy, adres siedziby) zostały automatycznie uzupełnione,

● umożliwiać budowę katalogu klientów/kontrahentów – w ten sposób przedsiębiorca może jeszcze szybciej znaleźć kontrahenta (np. po nazwie firmy), eliminując jednocześnie możliwość popełnienia omyłki pisarskiej,

● umożliwiać budowę katalogu produktów/usług – to funkcja analogiczna do budowy bazy kontrahentów, dzięki której możliwe jest wybranie nazwy produktu/usługi z listy,

● sprawdzać kontrahentów w bazie czynnych podatników VAT Ministerstwa Finansów – to sposób, by uniknąć zapłaty podatku VAT, którego nie odprowadził nabywca,

● sprawdzać kontrahentów w bazach dłużników – to pozwala ograniczyć ryzyko utraty towaru, środków i czasu na współpracy z niewypłacalnym klientem, czyli uchronić firmę przed poważnymi kłopotami finansowymi.

Z punktu widzenia przedsiębiorców współpracujących z kontrahentami zagranicznymi szczególnie istotną funkcją będzie automatyczne, zgodne z obowiązującymi przepisami przeliczanie faktur w walucie obcej na polskie złote.

Różne typy faktur i integracje z innymi aplikacjami

Nie każdy przedsiębiorca wystawia fakturę po sprzedaży towaru czy wykonaniu usługi. Wartość zamówienia może uzasadniać wystawienie faktury zaliczkowej, a następnie faktury końcowej. W wielu firmach istnieje też zwyczaj wystawiania faktur proforma. Z tego względu istotną funkcjonalnością programu do faktur jest możliwość generowania różnych dokumentów. Najlepsze programy do fakturowania, jak np. wFirma.pl, pozwalają również spersonalizować faktury poprzez dodanie logo firmy.

Z programu do wystawiania faktur w chmurze szczególnie chętnie korzystają przedsiębiorcy prowadzący działalność w internecie. Dla nich atrakcyjne jest zintegrowanie programu z platformą sprzedażową, np. Allegro. To sposób by z jednej strony zautomatyzować procesy sprzedaży, a z drugiej wszystkie informacje o przeprowadzonych transakcjach przechowywać w jednym miejscu. Nie można zapomnieć przy tym o oszczędności czasu.

Program do fakturowania powinien posiadać też możliwość integracji z bankowością internetową. Pozwala ona zaoszczędzić czas (nie trzeba sprawdzać, czy kwoty z poszczególnych faktur zostały zaksięgowane) i szybko reagować na faktury nieopłacone w terminie. Funkcjonalność ta może uchronić firmę przed groźnymi zatorami płatniczymi.

Szybka wysyłka faktur i przypomnień o terminie płatności

Wielu przedsiębiorców wystawia faktury w formie elektronicznej, a następnie wysyła je klientom lub kontrahentom mailowo. To bardzo popularny sposób dostarczania faktur, ale niekoniecznie najbezpieczniejszy – dane mogą nie być szyfrowane. Z tego względu dobry program do fakturowania powinien również umożliwiać prowadzenie korespondencji z dostawcami i odbiorcami.

Bezpieczna wysyłka faktur mailem czy SMS-em to jednak nie wszystko. W czasie swojej działalności na rynku firma może mieć styczność z nierzetelnymi kontrahentami, którzy nie uregulują swoich zobowiązań w ustalonym terminie. Wówczas przydaje się możliwość szybkiego przypomnienia o płatności za pośrednictwem wiadomości mailowej lub SMS-a. Równie ważne jest automatyczne generowanie wezwań do zapłaty, które następnie można wydrukować i wysłać przez operatora pocztowego. Możliwość skorzystania z takich funkcji pomaga w kontroli finansów firmy. wFirma.pl ułatwia użytkownikowi prowadzenie działań windykacyjnych dzięki umożliwieniu mu przypomnień mailowo i SMS-owo.

Mobilny program do fakturowania z CRM to program na czasie

Nie każdy przedsiębiorca pracuje w biurze, a niektórzy wystawiają faktury w wolnych chwilach. Wówczas idealnie sprawdza się mobilny program do fakturowania, czyli taki, który jest dostępny na różne urządzenia, np. smartfona. W ten sposób można zapewnić sobie wgląd do dokumentów czy listy kontrahentów niezależnie od lokalizacji – wystarczy tylko urządzenie i dostęp do internetu.

Nie dla wszystkich przedsiębiorców mobilność programu do fakturowania będzie kluczowa. Z naturalnych względów to jedynie dodatkowa funkcja, podobnie jak CRM. Ten ostatni może się jednak bardzo się przydać, gdy firma zatrudnia wielu przedstawicieli handlowych lub ma rozproszoną strukturę. Wówczas wykorzystując CRM, właściciel może przypisywać zadania poszczególnym pracownikom.

Bezpieczny program do fakturowania, czyli jaki? 

Generowanie i przechowywanie faktur w chmurze wiąże się z zagadnieniem bezpieczeństwa. Czy można mieć pewność, że dokumenty nie dostaną się w niepowołane ręce? Najlepsi dostawcy programów do fakturowania nie lekceważą tej kwestii, korzystając z nowoczesnych rozwiązań technologicznych, które zapewniają bezpieczeństwo przechowywanym danym. To jednak nie jedyna kwestia, o której należy pamiętać.

Wejście w życie rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) nałożyło na firmy dodatkowe obowiązki. Dane osób fizycznych czy przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze muszą być prawidłowo zabezpieczone. Korzystając z programu do fakturowania online, przedsiębiorca zasadniczo nie musi zaprzątać sobie głowy tymi kwestiami – leży to po stronie dostawcy oprogramowania.

Pamiętać trzeba też o tym, by wystawiane faktury były zgodne z obowiązującymi przepisami. Ustawy są bardzo często aktualizowane, a przedsiębiorcy najczęściej nie mają czasu na monitorowanie zmian wchodzących w życie. Korzystanie z programu do fakturowania w chmurze jest o tyle wygodne, że wszelkich aktualizacji – najczęściej za darmo – dokonuje dostawca. W rezultacie przedsiębiorca może mieć pewność, że generuje faktury zawierające wszystkie wymagane informacje.