Odliczanie wydatków od podatku dochodowego jest ważnym elementem zarządzania finansami w każdej firmie. Dzięki temu, przedsiębiorcy mogą zmniejszyć swój podatek dochodowy, odliczając koszty, które są związane z prowadzeniem firmy. 

W 2025 roku zasady odliczania wydatków się nie zmieniają, ale są pewne dogodne rozwiązania, które pomogą w zarządzaniu tym procesem.

Na czym polega odliczanie kosztów firmowych od podatku?

Odliczanie polega na zmniejszeniu podstawy opodatkowania o koszty uzyskania przychodu. Dzięki temu firma płaci niższy podatek dochodowy, co pozytywnie wpływa na jej budżet. Kluczowe jest, aby każdy wydatek był odpowiednio udokumentowany – to bardzo ważne w razie kontroli skarbowej.

Przedsiębiorcy mogą odliczyć różne wydatki, które mają związek z ich działalnością. Na przykład, mogą odliczyć koszty związane z: zakupem sprzętu biurowego, używaną nieruchomością, kosztami transportu, usługami telekomunikacyjnymi, kosztami pracy zdalnej. Jeśli firma jest zarejestrowana jako płatnik VAT, przedsiębiorcy mogą także odliczyć VAT zapłacony przy zakupie towarów czy usług związanych z działalnością. Pomaga to poprawić płynność finansową firmy, bo można odzyskać część wydanych pieniędzy. Jak odliczyć te koszty? Aby skorzystać z odliczeń, trzeba spełniać dwa podstawowe warunki:

• Rodzaj rozliczenia : przedsiębiorca musi prowadzić odpowiednią formę księgowości, taką jak e-KPiR (elektroniczna księga przychodów i rozchodów )lub pełną księgowość. 
• Uzasadnienie wydatków : każda wydana kwota musi być udokumentowana i mieć związek z działalnością firmy. Ważne, aby zapisane wydatki miały sens ekonomiczny, bo podczas kontrolowania na pewno zostaną sprawdzone. 

Co można odliczyć od podatku?

Przedsiębiorca może odliczyć koszty, które naprawdę wiążą się z działalnością firmy. W 2025 roku nadal obowiązują dwa podstawowe warunki:

• Forma rozliczenia: Firma musi prowadzić odpowiednią księgowość – może to być elektroniczna księga przychodów i rozchodów lub pełna księgowość.

• Uzasadnienie wydatków: Wszystkie wydatki muszą być dobrze udokumentowane i mieć bezpośredni związek z działalnością gospodarczą.

Do kosztów, które można odliczyć, należą m.in.:

• Wyposażenie biura: Zakup komputerów, mebli, urządzeń elektronicznych.

• Nieruchomości użytkowe: Koszty wynajmu lub zakupu lokali, w których prowadzona jest działalność.

• Transport: Wydatki związane z pojazdami, paliwem czy biletami na komunikację miejską, używane do celów firmowych.

• Telekomunikacja i internet: Abonamenty telefoniczne oraz koszty dostępu do internetu.

• Koszty pracy zdalnej: Wydatki na wyposażenie domowego biura, oprogramowanie do pracy zdalnej oraz szkolenia online z obsługi nowych narzędzi cyfrowych.

• Cyfryzacja dokumentacji: Koszty związane z wdrożeniem systemów elektronicznych, które ułatwiają rozliczenia.

Dodatkowo, przedsiębiorcy będący podatnikami VAT mogą odliczyć od ceny zakupu towarów i usług kwotę podatku VAT, o ile te wydatki są wykorzystywane do generowania przychodu. Ten mechanizm działa równolegle do odliczania kosztów od podatku dochodowego i pomaga poprawić przepływ finansowy firmy.

Szczegóły, które mają znaczenie

Wybór formy opodatkowania oraz sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych mają duży wpływ na finanse firmy. W 2025 roku coraz większe znaczenie mają nowoczesne, elektroniczne systemy księgowe, takie jak e-KPiR czy księgowość w chmurze. Umożliwiają one bieżącą kontrolę kosztów i integrację z systemami bankowymi oraz fiskalnymi. Wybierając rozwiązania dostosowane do profilu naszej działalności, możemy zyskać dodatkowe środki – szczególnie gdy inwestujemy w specjalistyczny sprzęt, nowoczesne technologie lub korzystamy z usług firm oferujących cyfrowe rozwiązania takie jak na przykład https://wfirma.pl/ 

 Automatyzacja rozliczeń oraz wdrażanie systemów elektronicznych przyczyniają się do oszczędności, co jest szczególnie ważne na początku działalności. Warto również pamiętać, że każda firma ma swoje specyficzne zasady podatkowe, dlatego dobrze jest korzystać z porad specjalistów, aby zawsze być na bieżąco z przepisami.

Na koniec – uważajmy, żeby nie zaliczać do kosztów każdego zakupu. Każdy wydatek musi mieć swoje uzasadnienie, które możemy przedstawić w razie kontroli skarbowej. Takie podejście do odliczania wydatków od podatku pomaga firmom zmniejszyć obciążenia podatkowe i lepiej zarządzać finansami.