Przedsiębiorca zatrudniając pracownika ma obowiązek zapewnić mu bezpieczne stanowisko pracy. Dodatkowo przedsiębiorca ma obowiązek wyposażyć miejsce pracy we wszystkie niezbędne narzędzia, urządzenia oraz sprzęty. Dodatkowo pracodawca ma obowiązek naprawy sprzętów, które ulegną zepsuciu tak, aby stanowisko pracy było bezpieczne. Jakie są całkowite koszty organizacji stanowiska pracy?

Obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu pracowników

Zatrudniając nowych pracowników przedsiębiorca ma obowiązek:

skierować na badania wstępne,

zorganizować szkolenie w zakresie BHP.

Obowiązki te wynikają z przepisu, który zabrania zatrudniania pracowników bez lekarskiego oświadczenia o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku oraz braku znajomości przepisów BHP.

Różnorodny charakter pracy oraz warunków w niej panujących może wymusić na pracodawcy obowiązek zapewnienia np. odzieży ochronnej czy też posiłków jeśli praca wykonywana będzie w warunkach szczególnie uciążliwych.

Czy koszty organizacji stanowiska pracy są kosztami uzyskania przychodu?

Zgodnie z definicją kosztu uzyskania przychodu są to wydatki poniesione w celu zabezpieczenia lub pozyskania źródeł przychodu za wyjątkiem wydatków wyszczególnionych w art. 23 uopdof. Czy koszty organizacji stanowiska pracy mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zależna jest od tego z jakich środków zostało to pokryte. Często zdarza się również, że koszty organizacji stanowiska pracy pokrywane są z dotacji czy też pracownicy użyczają własnych składników majątku często zdarza się tak w odniesieniu do samochodów.

Koszty organizacji środowiska pracy pokryte ze środków własnych przedsiębiorcy

Jeśli koszty organizacji środowiska pracy pokryte zostały ze środków własnych przedsiębiorcy mogą zostać zaliczone do kosztów firmowych. Jeśli zakupiony został przedmiot zaliczany do środków trwałych, czyli o wartości przekraczającej 3 500 zł, kompletny i zdatny do użytku, którego zakładany okres użytkowania przekracza rok. W takim wypadku wydatek zostanie zaliczony do kosztów firmowych poprzez odpisy amortyzacyjne. Jeśli wydatki na zakup pozostałego wyposażenia miejsca pracy nie został zakwalifikowany jako środek trwały może zostać ujęty w kosztach bezpośrednio.

Koszty organizacji środowiska pracy pokryte z dotacji

Tworząc nowe stanowisko pracy przedsiębiorca może starać się o refundację części poniesionych wydatków na tworzenie nowego miejsca pracy. Dotacje dotyczą również zatrudniania osób niepełnosprawnych. Przy zatrudnieniu osoby niepełnosprawnej przez okres dłuższy niż 36 miesięcy przedsiębiorca może się starać o zwrot kosztów adaptacji pomieszczeń dla potrzeb osób niepełnosprawnych. Opisy amortyzacyjne środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, których zakup został sfinansowany z dotacji nie będzie mógł stanowić kosztu firmowego. Tak samo wygląda to w odniesieniu do wydatków na zakup wyposażenia pokrytych z dotacji.

Wykorzystanie składników majątku pracownika

Najczęściej wykorzystywanym w działalności składnikiem majątku pracownika jest jego samochód. Ponoszone wydatki z tytułu użytkowania pojazdu prywatnego w działalności przez pracownika mogą być rozliczane na zasadach określonych w art. 23 ust. 1 pkt 36 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 updop. Do kosztów uzyskania przychodu zalicza się wydatki poniesione przez pracownika przy użytkowaniu samochodu w celach służbowych (np. delegacja) do wysokości iloczynu liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1km. Należy przy tym pamiętać o:

• udokumentowaniu przejazdu w ewidencji przebiegu pojazdów prowadzonej przez pracownika,
• potwierdzeniu ewidencji przez pracodawcę na koniec każdego miesiąca.

Jeśli pojazd będzie wykorzystywany przez pracownika do jaz lokalnych, rozliczenie kosztów może nastąpić przez:

• prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu przez pracownika,
• wypłacenie miesięcznego ryczałtu pieniężnego.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że zwrot kosztów użytkowania przez pracownika pojazdu prywatnego do celów służbowych następuje na podstawie zawartej między pracownikiem a pracodawcą umowy cywilnoprawnej o używanie pojazdu do celów służbowych.

Zobacz też:

kalkulator płacy