Od 1 stycznia 2025 roku polscy przedsiębiorcy muszą stosować się do nowych zasad fakturowania, wprowadzonych przez nowelizację ustawy o VAT. Zmiany obejmują m.in. terminy wystawiania dokumentów, specjalną procedurę dla małych firm (SME) oraz przygotowania do cyfrowej rewolucji w postaci Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zrozumienie tych pięciu fundamentalnych zasad jest kluczowe, aby uniknąć błędów, usprawnić procesy w firmie i w pełni wykorzystać nowe możliwości prawne.

Czym jest i czym nie jest faktura VAT?

Faktura VAT to podstawowy dokument w obrocie gospodarczym, który potwierdza sprzedaż towaru lub wykonanie usługi. To na jej podstawie przedsiębiorcy rozliczają podatek od towarów i usług (VAT), odliczają koszty i dokumentują transakcje. Zgodnie z przepisami, każda faktura musi zawierać ściśle określone elementy. Do najważniejszych należą pełne dane sprzedawcy i nabywcy (nazwy, adresy, NIP), data wystawienia, unikalny numer, szczegółowy opis sprzedawanych towarów lub usług, a także wartość netto, właściwą stawkę i kwotę VAT oraz kwotę należności ogółem.

Warto pamiętać, że nie każdy dokument potwierdzający sprzedaż jest pełnoprawną fakturą VAT w rozumieniu ustawy. Wyłączeniu podlegają na przykład paragony fiskalne, które nie zawierają danych nabywcy, czy faktury uproszczone, które nie spełniają wszystkich wymogów formalnych. Choć w pewnych sytuacjach są one dopuszczalne, nie zawsze dają pełne prawo do odliczenia podatku.

Nowe ramy prawne dla fakturowania w 2025 roku

Fundamentem dla zasad fakturowania w Polsce jest Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Kluczowa dla obecnych zmian jest jej nowelizacja z 8 listopada 2024 roku, która wprowadziła nowe regulacje obowiązujące od 1 stycznia 2025 roku. Dotyczą one przede wszystkim wprowadzenia tzw. procedury SME dla małych przedsiębiorstw oraz modyfikacji zasad wystawiania dokumentów. Szczegóły techniczne określa z kolei znowelizowane Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur.

Wszystkie te zmiany są implementacją unijnej Dyrektywy Rady 2006/112/WE, która tworzy wspólny i zharmonizowany system podatku VAT na terenie całej Unii Europejskiej. Dzięki temu polskie przepisy stają się spójne z europejskimi, co ma szczególne znaczenie dla firm prowadzących działalność międzynarodową.

Pięć kluczowych zasad, które musisz wdrożyć

Aby sprawnie poruszać się w nowej rzeczywistości prawnej, każdy przedsiębiorca powinien wdrożyć pięć fundamentalnych zasad dotyczących fakturowania.

Zasada 1: Pilnuj terminów wystawiania faktur

Od 1 stycznia 2025 roku ujednolicono i uszczegółowiono terminy. Zgodnie z przepisami, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Termin ten jest nieprzekraczalny i dotyczy wszystkich podatników, również tych, którzy ewidencjonują sprzedaż za pomocą kas fiskalnych .

Przykład 1.

Pani Anna, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie projektowania graficznego, zakończyła duży projekt dla klienta 20 stycznia 2025 roku. Zgodnie z nowymi przepisami (art. 106i ust. 1 ustawy o VAT), musi wystawić fakturę za tę usługę najpóźniej do 15 lutego 2025 roku. Przekroczenie tego terminu może narazić ją na konsekwencje karno-skarbowe.

Zasada 2: Zadbaj o kompletność i poprawność danych

Diabeł tkwi w szczegółach. Każda faktura musi zawierać pełne i prawidłowe dane obu stron transakcji. Pomyłki w numerze NIP,  nazwie czy nawet adresie firmy mogą skutkować zakwestionowaniem prawa do odliczenia VAT przez urząd skarbowy. Równie ważny jest precyzyjny opis towaru lub usługi, który nie pozostawia wątpliwości co do przedmiotu transakcji. Nowością od 2025 roku są uproszczenia dla przedsiębiorców korzystających z procedury SME, którzy na swoich fakturach będą mogli umieszczać mniejszy zakres danych i posługiwać się specjalnym numerem identyfikacyjnym EX.

Zasada 3: Przygotuj się na cyfryzację i KSeF

Cyfrowa transformacja w podatkach przyspiesza. Choć termin został przesunięty, od 1 lutego 2026 roku przesyłanie faktur ustrukturyzowanych przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców. Oznacza to koniec z fakturami papierowymi czy plikami PDF wysyłanymi mailem. Firmy muszą już teraz inwestować w oprogramowanie zgodne z KSeF, aby zautomatyzować procesy i uniknąć paraliżu w momencie wejścia przepisów w życie. Automatyzacja to nie tylko obowiązek, ale i szansa – pozwala ograniczyć błędy, zaoszczędzić czas i zredukować koszty.

Przykład 2.

Niewielka firma produkująca meble z okolic Wrocławia, zatrudniająca 15 osób, musi przygotować się do KSeF. Zarząd zdecydował o zakupie zintegrowanego systemu księgowo-magazynowego kompatybilnego z KSeF, co wiązało się z kosztem 8 000 PLN. Dodatkowo, księgowa oraz pracownik działu sprzedaży przeszli dwudniowe szkolenie. Dzięki tej inwestycji firma nie tylko spełni wymóg ustawowy od lutego 2026 r., ale już teraz usprawniła obieg dokumentów, co według szacunków zmniejszy czas poświęcony na fakturowanie o 20% miesięcznie.

Zasada 4: Sprawdź, czy możesz skorzystać z procedury SME

Procedura SME (Small and Medium-sized Enterprises) to największa nowość 2025 roku, skierowana do małych i średnich firm. Umożliwia ona przedsiębiorcom, których roczne obroty nie przekraczają określonego progu, korzystanie ze zwolnienia z VAT nie tylko w Polsce, ale także w innych krajach Unii Europejskiej. Aby skorzystać z tej możliwości, należy uzyskać specjalny numer identyfikacyjny EX. To ogromne ułatwienie dla firm sprzedających swoje towary lub usługi klientom z UE, ponieważ obniża bariery wejścia na nowe rynki.

Przykład 3.

Pan Tomasz prowadzi w Polsce sklep internetowy z rękodziełem, a jego roczne obroty wynoszą około 150 000 PLN. Od 2025 roku często realizuje zamówienia dla klientów indywidualnych z Niemiec. Aby uprościć rozliczenia, zarejestrował się do procedury SME i otrzymał numer EX. Dzięki temu, sprzedając towar do Niemiec, może korzystać ze zwolnienia z VAT, co czyni jego ofertę cenowo bardziej atrakcyjną. Na fakturze dla niemieckiego klienta podaje swój numer EX, co jest podstawą do zastosowania zwolnienia zgodnie z Dyrektywą 2006/112/WE.

Zasada 5: Pamiętaj o prawidłowej archiwizacji

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest przechowywanie faktur przez okres wymagany przepisami podatkowymi, czyli co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumenty te muszą być przechowywane w sposób zapewniający ich autentyczność, integralność treści i czytelność. Dotyczy to zarówno faktur papierowych, jak i elektronicznych. W dobie KSeF archiwizacja będzie w dużej mierze zautomatyzowana, jednak do tego czasu należy dbać o własne, bezpieczne systemy przechowywania, które umożliwią szybki dostęp do dokumentów w razie kontroli podatkowej.

Jak uprościć fakturowanie? Rozwiązanie: biuro rachunkowe online

Pamiętanie o wszystkich terminach, poprawności danych i nadchodzących zmianach technologicznych, jak KSeF, może być dużym obciążeniem, zwłaszcza dla małych i średnich firm. Warto jednak wiedzieć, że przedsiębiorca nie musi radzić sobie z tym wszystkim samodzielnie. Rozwiązaniem, które zyskuje na popularności, jest współpraca z nowoczesnym biurem rachunkowym online.

Profesjonalne biuro przejmuje na siebie odpowiedzialność za pilnowanie terminów, weryfikację poprawności dokumentów oraz zgodność z dynamicznie zmieniającymi się przepisami. Co więcej, takie biura często udostępniają swoim klientom zaawansowane, ale intuicyjne oprogramowanie do samodzielnego wystawiania faktur. Przedsiębiorca otrzymuje dostęp do inteligentnego systemu, który ułatwia codzienne operacje, a jednocześnie ma pewność, że nad całością czuwa zespół ekspertów. 

Przykładem takiego bura jest EIDO - biuro rachunkowego online, które korzysta i udostępnia swoim klientom system wFirma.pl. Dzięki takiemu modelowi współpracy, właściciel firmy może skupić się na rozwoju swojego biznesu, delegując skomplikowane kwestie podatkowo-księgowe specjalistom.

Napisz do nas - porozmawiamy o tym, jak można uprościć w twojej firmy wystawianie faktur VAT i oszczędzić Twój czas!

Trendy rynkowe i wyzwania

Wprowadzenie KSeF oraz upowszechnienie się cyfrowych narzędzi to część szerszego trendu. Rynek e-fakturowania w Europie dynamicznie rośnie. Prognozy wskazują, że jego wartość wzrośnie do 6,13 miliarda dolarów do 2028 roku, przy średniorocznym tempie wzrostu na poziomie niemal 19%. Oznacza to, że firmy, które zignorują cyfryzację, pozostaną w tyle za konkurencją.

Jednocześnie nowe przepisy, takie jak procedura SME, stwarzają pewne wyzwania. Pojawiają się na przykład spory interpretacyjne dotyczące tego, jak szczegółowe dane powinny zawierać faktury uproszczone wystawiane w tej procedurze. W związku z niejednolitą praktyką organów podatkowych, najbezpieczniejszym podejściem dla przedsiębiorcy jest zachowanie maksymalnej staranności i umieszczanie na fakturach jak najpełniejszych informacji, nawet jeśli przepisy dopuszczają pewne uproszczenia.

Przykład 4. 

Firma budowlana wystawiła w marcu 2025 r. fakturę za wykonane prace, ale przez pomyłkę zawyżyła na niej liczbę roboczogodzin. Błąd został zauważony przez klienta w kwietniu. Firma niezwłocznie wystawiła fakturę korygującą, zmniejszającą wartość usługi i należny podatek VAT. Oba dokumenty – pierwotny i korygujący – zostały zapisane w systemie księgowym i zarchiwizowane w chmurze z kopią zapasową. Muszą być dostępne dla organów podatkowych co najmniej pięć lat od zamknięcia  roku podatkowego, zgodnie z przepisami o archiwizacji.

Podsumowanie i rekomendacje dla Twojej firmy

Zmiany w fakturowaniu od 2025 roku wymagają od przedsiębiorców proaktywnego działania. Kluczowe jest dostosowanie oprogramowania księgowego do nadchodzącego obowiązku KSeF. Warto już teraz sprawdzić, czy dostawca systemu oferuje odpowiednią integrację. Równie ważne jest przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za wystawianie i księgowanie faktur, aby znali nowe terminy i wymogi dotyczące danych.

Małe i średnie firmy powinny dokładnie przeanalizować korzyści płynące z procedury SME. Jeśli prowadzisz sprzedaż do innych krajów UE, uzyskanie numeru EX może znacząco uprościć Twoją działalność i zwiększyć konkurencyjność. Pamiętaj, aby na bieżąco monitorować komunikaty Ministerstwa Finansów, aby dostosować się do ewentualnych zmian interpretacyjnych i technicznych.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Kto ma obowiązek wystawienia faktury VAT?

Obowiązek wystawienia faktury VAT dotyczy przede wszystkim podatników VAT, którzy dokonują sprzedaży towarów lub usług. Warto pamiętać, że w niektórych przypadkach fakturę wystawia się również, gdy nabywca jest podmiotem gospodarczym, niezależnie od tego, czy transakcja podlega opodatkowaniu VAT-em.

2. Jakie elementy muszą znaleźć się na fakturze VAT?

Faktura VAT musi zawierać szereg obowiązkowych elementów, takich jak:

• data wystawienia,
• numer kolejny faktury,
• imiona i nazwiska lub nazwy obu stron,
• numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (o ile jest inna niż data wystawienia faktury),
• nazwa towaru lub usługi,
• miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
• kwoty wszelkich rabatów,
• wartość sprzedaży netto,
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży z podziałem na poszczególne stawki podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
• kwota należności ogółem.

3. Jaki jest termin wystawienia faktury VAT?

Zgodnie z przepisami, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. W przypadku niektórych usług (np. budowlanych), termin ten może być inny.

4. Co to jest faktura korygująca i kiedy należy ją wystawić?

Faktura korygująca (korekta) to dokument wystawiany w celu poprawienia błędu na wcześniej wystawionej fakturze VAT. Należy ją wystawić, gdy:

• udzielono rabatów lub obniżek,
• zwrócono towary,
• zwrócono całość lub część zapłaty,
• wystąpił błąd w cenie, stawce, kwocie podatku,
• doszło do pomyłki w danych kontrahenta.

5. Jakie są konsekwencje braku lub błędnego wystawienia faktury VAT?

Brak wystawienia faktury lub błędy w jej treści mogą prowadzić do negatywnych konsekwencji, takich jak kary finansowe nakładane przez organy podatkowe. W przypadku braku faktury, urząd skarbowy może zakwestionować prawo do odliczenia VAT, co wiąże się z dodatkowymi kosztami dla przedsiębiorcy.