Nie każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego, że dostęp do jego danych osobowych mogą mieć również podmioty zewnętrzne współpracujące z biurami rachunkowymi. Należą do nich głównie dostawcy usług hostingowych i programistycznych, którzy dostarczają profesjonalne oprogramowania do przechowywania i zarządzania danymi. Czy wiesz, jak powinna wyglądać ochrona danych osobowych w biurze rachunkowym? Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jakie wymogi powinny zostać spełnione aby dane, które powierzasz były bezpieczne.

Dlaczego to takie ważne?

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) każde powierzenie, (pod) powierzenie przetwarzania danych osobowych wymaga umowy. Umowa powierzenia danych osobowych jest szczególnie ważna w przypadku biur rachunkowych oraz zajmujących się obsługą kadrową z uwagi na ilość i rodzaj danych jakie przetwarzają. Powierzenie przetwarzania nie zwalnia administratora (przedsiębiorcy) z odpowiedzialności za dane, które powierza.

Umowa powierzenia danych osobowych – z kim biuro rachunkowe powinno ją podpisać?

Biura rachunkowe powinny podpisać umowę powierzenia danych osobowych z takimi podmiotami jak:

• firmy dostarczające programy księgowe, kadrowe, magazynowe, CRM, rozliczeniowe on-line;

• firmy hostingowe wynajmujące powierzchnię serwerów, na których przechowywane są dane biura rachunkowego;

• firmy zobowiązujące się do wykonania i przechowywania kopii zapasowych, tzw. backupów.

Programy księgowe on-line – rozwiązanie w ochronie danych osobowych

Nowoczesne oprogramowania dostępne online ułatwiają pracę biura i wprowadzają systemowe narzędzia ułatwiające ochronę danych osobowych. Warto zwrócić uwagę na:

• możliwość dwuetapowego logowania,

• proces tworzenia kopii zapasowych,

• sposób przesyłania danych,

• rzetelność w dostosowaniu systemu do przepisów dotyczących ochrony danych osobowych,

• funkcjonalność danego systemu.

Dobrze zaprojektowany system on-line to przede wszystkim wygodne narzędzie dla przedsiębiorcy, ułatwiające wywiązywanie się z obowiązków nałożonych przez RODO.

Czy Twoje biuro rachunkowe korzysta ze starego oprogramowania?

Niektóre biura rachunkowe w dalszym ciągu korzystają ze “starych” ogólnodostępnych programów, np. bezpłatnej poczty e-mail czy też programów edycyjnych, które nie posiadają w stałych funkcjach opcji trwałego zapisywania identyfikatora użytkownika wprowadzającego daną zmianę. Z punktu widzenia bezpieczeństwa danych osobowych, ale też bezpieczeństwa firmy, która powierza biuru wiele informacji wrażliwych, takie działanie jest niedopuszczalne.

Dlatego szukając obsługi księgowo-kadrowej warto zwrócić uwagę na aspekty związane z ochroną danych, które powierzamy. Ostatecznie to na nas spoczywa odpowiedzialność za ich bezpieczeństwo.